Создание простой таблицы - korshu.ru o_O
Главная
Поиск по ключевым словам:
Похожие работы
Создание простой таблицы - страница №1/5


1. ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ О ТАБЛИЧНОМ ПРОЦЕССОРЕ EXCEL

СОЗДАНИЕ ПРОСТОЙ ТАБЛИЦЫ


    1. Понятие электронной таблицы. MS EXCEL

Одно из самых популярных средств управления электронными таб­лицами - программа Microsoft Excel. Она рассчитана для работы в опера­ционных системах Windows различных версий. Поскольку основные прин­ципы работы с ними одинаковы, далее мы будем говорить просто о про­грамме MS Excel.

Электронная таблица - это таблица, представленная в электрон­ном виде, т.е. на экране монитора. MS EXCEL - это табличный процессор т. е. программное средство, позволяющее создавать электронные табли­цы, а также использовать в них диаграммы, подключать внешние базы дан­ных, работать с данными. MS EXCEL - мощное средство для выполнения финансовых, статистических и научных расчетов, а также для анализа дан­ных, прогнозирования и принятия решений.

Каждый документ EXCEL представляет собой набор таблиц - рабочую книгу, которая состоит из одного или многих рабочих листов, но сохраняется в едином файле с расширением .xls. Листы одной рабочей книги обычно связаны между собой тематически, например, можно создать рабочую книгу, в которой будут храниться данные о продажах туров за квар­тал. На каждом рабочем листе в этой книге может располагаться отчет за один месяц, на отдельном листе - квартальный отчет. В случае необходи­мости рабочая книга может содержать десятки, и даже сотни рабочих ли­стов. Каждый рабочий лист имеет название, которое можно изменять. На одном рабочем листе могут располагаться несколько таблиц.

Если рассматривать окно приложения EXCEL, то видно, что рабочий лист поделен на строки и столбцы. Каждая строка имеет номер, каждый столбец помечен буквой, а рабочий лист состоит из ячеек, которые образуются на пресечении столбцов и строк. Столбцы обозначаются латинскими буквами: А, В, С... Если букв не хватает, используют двухбуквенные обозначения, т.е. после столбца Z идет АА, затем АВ и так далее. Максимальное число столбцов в таблице - 256. Строки нумеруются целыми числами. Максимальное число строк, которое может иметь таблица - 65536.

На пересечении столбцов и строк находятся ячейки. Каждая из яче­ек имеет адрес, который формируется как последовательная запись буквы, столбца и номера строки без пробела между ними, таким образом, Al, FH31 и RP65000 - допустимые номера ячеек. Обращение к конкретной ячейке осуществляется по ее адресу как в шахматах. Данные в электронной таб­лице записаны в ячейки. Программа Excel вводит номера ячеек автомати­чески.

Одна из ячеек на рабочем листе всегда является текущей. В боль­шинстве операций используется именно она. Текущая ячейка обведена жирной рамкой, а ее номер и содержимое отражены в строке формул.

Excel сохраняет только те столбцы и строки, в которые действитель­но вводились данные. При работе с электронной таблицей следует ста­раться работать с ячейками, расположенными ближе к левому верхнему углу. В этом случае значительно экономится дисковое пространство, ис­пользуемое при сохранении документа.

В стандартной конфигурации присутствуют те же панели: Стандарт­ная и Форматирование, но состав их несколько отличается от Word. На­стройка панелей осуществляется также как в Word. Названия пунктов глав­ного меню EXCEL также почти совпадают с Word, но отличаются опция­ми, отсутствует пункт Таблица, вместо него появился пункт Данные. Под панелями инструментов есть еще одна строка - строка формул. Крайнее левое поле в нем - поле имени, в котором отображается адрес или имя текущей ячейки. На горизонтальной полосе прокрутки располагаются яр­лыки рабочих листов. Эта полоса поделена на зону прокрутки листа (спра­ва) и зону смены листов (слева от ярлыков листов). Последняя строка окна - строка состояния.

Указатель мыши в табличном процессоре EXCEL также играет важ­ную роль. Форма его зависит от его положения и от функций, которые могут быть выполнены при нажатии левой кнопки мыши.



    1. Типы данных

Разные ячейки таблицы могут содержать совершенно разные дан­ные. Некоторые ячейки таблицы содержат текст, некоторые - числовые данные. С точки зрения программы Excel ячейка может содержать три вида данных: текстовые, числовые и формулы.



Текстовые данные представляют собой строку текста произвольной длины. Программа Excel воспроизводит такие данные точно в том виде, в каком они были введены. Ячейка, содержащая текстовые данные, не мо­жет использоваться в вычислениях, но тексты могут обрабатываться при помощи специальных функций. Если Excel не может интерпретировать данные в ячейке как число или как формулу, программа считает, что это текстовые данные.

Числовые данныеэто отдельное число, введенное в ячейку. Excel рассматривает данные как число, если формат данных позволяет это сде­лать. Как числа рассматриваются данные, определяющие даты или денеж­ные суммы. Ячейки, содержащие числовые данные, могут использоваться в вычислениях.

Если ячейка содержит формулу, значит эта ячейка вычисляемая, т. е. значение ячейки может зависеть от значений других ячеек таблицы. Со­держимое ячейки рассматривается как формула, если оно начинается со знака равенства «=».

Формулы в ячейках таблицы не отображаются. Вместо формулы вос­производится результат, полученный при ее вычислении. Чтобы увидеть формулу, хранящуюся в вычисляемой ячейке, надо выделить эту ячейку и посмотреть в строку формул. Изменения в формулы вносят редактировани­ем в строке формул.


    1. Ввод данных и редактирование ячеек

Данные в программе Excel всегда вносятся в текущую ячейку. Преж­де чем начать ввод, соответствующую ячейку надо выбрать щелчком мыши. Указатель текущей ячейки перемещают мышью или курсорными клавишами. Можно использовать и такие клавиши, как HOME, PAGE UP и PAGE DOWN.

Для ввода данных в текущую ячейку не требуется никакой специаль­ной команды. Нажатие клавиши с буквой, цифрой или знаком препинания автоматически начинает ввод данных в ячейку. При этом в ячейке появит­ся текстовый курсор, в строке состояния будет написано Ввод, а часть пун­ктов меню и кнопок панелей будут недоступны. Вводимая информация од­новременно отображается и в строке формул. Закончить ввод можно тремя способами:

• нажатием клавиши ENTER;

• щелчком по «зеленой галочке» слева от строки формул;

• щелчком левой клавишей мыши в новой ячейке.

При нажатии клавиши ESC или щелчком по «красному крестику» слева от строки формул ввод отменяется.

Чтобы ввести данные в строки в виде списка, заполните ячейку пер­вого столбца, а затем нажмите клавишу табуляции для перемещения в сле­дующую ячейку. После ввода данных в первую строку нажмите клавишу ENTER, чтобы перейти на начало следующей строки. Если ячейка, распо­ложенная в начале следующей строки не становится активной, выберите команду Сервис/Параметры, а затем - вкладку Правка. В группе Пара­метры установите флажок Переход к другой ячейке после ввода, а затем из списка в направлении выберите Вниз.

По окончании ввода программа Excel автоматически выравнивает текстовые данные по левому краю, а числовые - по правому. В случае вво­да формулы в ячейке таблицы появляется вычисленное значение.

Следует помнить, что при вводе предыдущее содержимое текущей ячейки теряется. Если нужно только отредактировать содержимое ячейки, а не вводить его заново, следует нажать клавишу F2 или дважды щелкнуть по редактируемой ячейке мышью и редактировать содержимое в строке формул или в самой ячейке.

Чтобы удалить содержимое ячейки, выделите ее, дважды щелкнув по ней мышью и нажмите клавишу Delete (Del).

Ввод и форматирование текста.
Текстовой по умолчанию считается информация, которую нельзя ин­терпретировать как число, т. е., вводя с клавиатуры буквы, мы автомати­чески делаем ячейку текстовой. При вводе текстовой информации, если в ячейке не заданы другие параметры форматирования, она размещается го­ризонтально в строке. Если следующие ячейки пусты, то строка закроет их, если нет, то строка визуально прервется на границе ячейки. На рис. 2 приве­ден пример размещения текста в ячейке А1. Кажется, что ячейки В1 и С1 также заняты. На самом деле нет - они свободны.

Для задания шрифта или выравнивания, можно воспользоваться зна­комыми кнопками панели инструментов Форматирование. Иногда, напри­мер, при размещении заголовка таблицы необходимо бывает объединить ячейки и поместить текст в центре. Для этого служит кнопка (Объе­динить и поместить в центре). Если этих кнопок недостаточно для при­дания введенному тексту желаемого вида, или нужно отменить объедине­ние, следует выбрать пункт меню Формат/Ячейки. Откроется окно Фор­мат, где представлены все возможности по форматированию данных в Excel. Здесь много нового по сравнению с Word.

Например, на вкладке Выравнивание можно задать не только гори­зонтальное и вертикальное выравнивание текста, но и его ориентацию – расположение по вертикали, под углом. Чтобы отменить объединение ячеек, уберите флажок объединение ячеек. Чтобы текст, доходя до границы столбца, переносился внутри ячейки с увеличением высоты строки, надо поставить флажок переносить по словам.

Форматирование шрифта. Выполняется так же, как и в Word на вкладке Шрифт, хотя здесь меньше возможностей.

При наборе текста для перехода на новую строку в пределах одной ячейки следует при нажатой клавише < Alt> нажать клавишу . Этот прием часто используется для формирования заголовков столбцов таблицы.

Ввод и форматирование числовых данных

Информация, которая может быть интерпретирована системой как числовая, будет считаться таковой. Визуально можно определить, что вве­дено число по выравниванию: числа по умолчанию выравниваются вправо, в отличие от текста, который выравнивается влево, если не задан другой формат. Если в системе Windows принят отечественный стандарт записи чисел, то десятичный разделитель - это запятая, т. е. число, записанное как 23.445, не будет считаться числом. Правильная запись - 23,445. Существу­ет набор форматов, в которых может вводиться и выводиться числовая ин­формация. Форматировать числа можно, выбрав пункт меню Формат/Ячей­ки, вкладку Число, а также пункт контекстного меню Формат ячейки.

Если для ячейки задан определенный формат, то числа и результаты вычислений, вводимые в ячейку впоследствии, будут преобразовываться в этот формат.



Форматы чисел

Обычный. Число выводится таким образом, чтобы показать наибо­лее точное приближение к хранящемуся в ячейке значению. Если число не помещается в ячейку, оно округляется так, чтобы поместилась последняя значащая цифра. Если число не может поместиться в ячейку данного раз­мера, она заполняется знаками #####. Чтобы увидеть число, нужно увели­чить ширину столбца или уменьшить размер шрифта.

Денежный и финансовый форматы устанавливаются командой Формат/

Ячейка/Число. При задании такого формата и выбора валюты числу приписывается знак выбранной валюты, например, 120,00 р., $500.

Можно воспользоваться кнопкой панели инструментов Денежный формат. Не следует пытаться вводить знак валюты вручную.



Процентный формат. 12%- это число в процентном формате, кото­рое реально равно 0,12. Чтобы перейти в процентный формат, воспользуй­тесь кнопкой Процентный формат % .

Дата. Число в формате даты хранится в виде целого числа - номера дня с 1 января 1900 г. При вводе даты используйте точку или дефис в каче­стве разделителя, например, 09.05.96 или Янв-96.

Чтобы ввести текущую дату, нажмите клавиши <;> (точка с запятой).

Самый простой формат даты - краткий формат: 12.02.03 -12 февра­ля 2003 года. Если записать 12.03, то автоматически будет проставлен те­кущий год. Если написать 12.13, то система прочитает эту дату по-амери­кански, т. е. 13 декабря текущего года. Если будет написано 13.13, то ин­формация будет вписана как текст.

Существует множество форматов даты. Подходящий можно подо­брать на вкладке Число диалогового окна Формат ячейки.



Время. Тоже хранится как число. Краткий формат времени 12:15. Может содержать секунды. Внутреннее представление - доля прошедших суток, т. е. 12:00 при преобразовании в общий формат окажется 0,5. Для отображения времени суток в 12-часовом формате введите букву «а» или «р», отделенную пробелом от значения времени, например 9:00 р. В против­ном случае время будет интерпретировано на основе 24-часового формата.

Чтобы ввести текущее время, нажмите клавиши <: > (двоеточие).

Форматировать время можно так же, как и дату.

Для ускорения процесса заполнения таблицы значениями следует ис­пользовать такую возможность Excel как автозаполнение.




    1. Автоматизация ввода данных

Многие таблицы могут содержать в ячейках одни и те же данные. При заполнении таких таблиц Excel может существенно облегчить работу. Уже по первой букве программа «догадывается», что хочет ввести пользователь.

Интеллектуальные способности программы нетрудно развить и авто­матизировать ввод не только повторяющихся данных, но и данных, подчи­ненных несложному закону изменения.

Автозаполнение, основанное на смежных ячейках

При помощи перетаскивания маркера заполнения ячейки (черный квад­ратик в правом нижнем углу ячейки) можно копировать ее в другие ячейки той же строки или того же столбца в зависимости от направления переме­щения. Для этого нужно:

• сначала сделать текущей первую ячейку избранного диапазона и

заполнить ее;

• чтобы задать приращение, отличное от 1, укажите вторую ячейку ряда и введите соответствующее ей значение. Величина приращения будет задана разностью значений, находящихся в этих значениях;

• выделить ячейку или ячейки, содержащие начальные значения;

• перетащить маркер заполнения через заполняемые ячейки.

По ходу перетаскивания содержимое последней ячейки отображает­ся в небольшом всплывающем окне.

Программа Excel способна автоматически продолжать последователь­ности дней недели, названий месяцев, полных дат и произвольных чисел.

При протягивании вправо или вниз числовое значение в последующих ячей­ках увеличивается, при протягивании влево или вверх - уменьшается.


Пример 1. Нужно пронумеровать строки таблицы с 1 по 10. Для этот следует:

1. Ввести в первую ячейку цифру 1.

2. Ввести в следующую ячейку цифру 2.

3. Выделить ячейки с цифрами 1 и 2.

4. Поставить указатель мыши в правый нижний угол выделенного диапазона так, чтобы он приобрел форму крестика.

5. Нажать левую кнопку мыши и выделить диапазон, заполняемый последовательностью. При увеличении диапазона под указателем мыши будут высвечиваться значения, которыми заполнятся выделяемые ячейки.



Пример 2. Проставить в первой строке таблицы даты с 1.09 по 10.09. Для этого следует:

1. Ввести в первую ячейку дату 1.09.

2. Ввести в следующую ячейку дату 10.09.

3. Далее действовать, как в примере 1.



Пример 3. В строке 3 нужно озаглавить столбцы будущей таблицы, начиная со столбца В, как месяцы года. Для этого следует:

1. Ввести в ячейку ВЗ слово Январь.

2. Выделить ячейку ВЗ.

3. Поставить указатель мыши в правый нижний угол выделенной ячей­ки, нажать левую кнопку мыши и протащить вправо на нужное количество месяцев.



Можно задать более сложные последовательности: четных чисел, нечетных чисел, чисел, кратных трем и т.д., т.е. арифметические прогрес­сии. При создании арифметической прогрессии при помощи перетаскивания маркера заполнения значения увеличиваются или уменьшаются на посто­янную величину, основанную на указанных начальных значениях.

Начальное значение

Продолжение ряда (арифметическая прогрессия)

1;2

3; 4; 5

1;3

5; 7; 9

100; 95

90; 85

Существует возможность автоматического заполнения с использова­нием рядов нескольких типов либо при помощи выбора ячеек и перетаски­вания маркера заполнения, либо при помощи команды Правка/ Заполнить/Ряд значений, либо при помощи контекстного меню. Для выбора типа ряда во время перетаскивания маркера заполнения удерживайте нажатой пра­вую кнопку мыши. Затем освободите ее и выберите соответствующую коман­ду в контекстном меню. Например, если начальное значение - дата «янв - 96», то для ряда «фев - 96», «мар - 96», - выберите команду Заполнить по месяцам. Для ряда «янв - 96», «янв - 97» - Заполнить по годам.

В ряде Время используются приращения по дням, неделям или ме­сяцам, которые можно указать, или предопределенные последовательнос­ти: дни недели, названия месяцев или кварталы. Например, из перечислен­ных в нижеследующей таблице начальных значений временных последова­тельностей могут быть построены следующие ряды:

Начальное значение

Продолжение ряда

9:00

10:00, 11:00, 12:00

пн

Вт, ср, чт

понедельник

вторник, среда, четверг

янв

фев, мар, апр

янв, апр

июл, окт, янв

янв-96, апр-96

Июл-96, окт-96, янв-97

15-янв, 15-мар

15-июл, 15-окт

1-янв, 1-мар

1-май, 1-июл, 1-сен

Функция автозаполнения увеличивает также значения различных рядов как это показано в приведенной ниже таблице.




Начальное значение

Продолжение ряда

Тур 1, заказ

Тур 2, заказ, тур 3, заказ,….

Текст 1, текст А

Текст 2, текст А, Текст 3, текст А

1-й период

2-й период, 3-й период

Группа 1

Группа 2, Группа 3

Если требуется более сложный закон изменения последовательности значений, процедура усложняется. Выбрав первую ячейку и введя в нее нуж­ное значение, дайте команду Правка/Заполнить/Прогрессия. Откроется диалоговое окно Прогрессия, позволяющее указать тип прогрессии, на­правление заполнения и параметры прогрессии.

Переключатели в группе Расположение определяют направление заполнения, а на панели Тип выбирают тип значений. Панель Единицы позволяет задать дополнительные условия, если ячейки содержат даты.

В нижней части диалогового окна задают шаг прогрессии и значение, о достижении которого заполнение прекращается, После щелчка на кнопке ОК данные заносятся в таблицу в соответствии с заданными параметрами.

Геометрическая прогрессия создается также при помощи выбора команды Геометрическая прогрессия в контекстном меню. При создании геометрической прогрессии значения умножаются на постоянный множитель.

Начальное значение

Продолжение ряда (геометрическая прогрессия)

1;2

4;8;16

1;3

9;27; 81

2;3

4,5; 6,75; 10,125

Могут создаваться пользовательские списки автозаполнения для часто используемых значений, например, названий стран, списка фамилий сотрудников или постоянных клиентов и т.д.
Создание пользовательского списка автозаполнения или порядка сортировки
Существует возможность создания пользовательского списка авто­заполнения или порядка сортировки либо из существующих на листе эле­ментов, либо при помощи непосредственного ввода списка.

Если ряд элементов, который необходимо представить в виде пользо­вательского списка автозаполнения, был набран заранее, то выделите его на листе.

Выберите команду Сервис/Параметры, а затем - вкладку Списки.

Чтобы использовать выделенный список, нажмите кнопку Импорт.

Чтобы создать новый список, выберите Новый список из списка Списки, а затем введите данные в поле Элементы списка, начиная с пер­вого элемента. После ввода каждой записи нажимайте клавишу ENTER. Нажмите кнопку Добавить после того, как список будет набран полностью.

Пользовательский список может содержать текст или текст в соче­тании с числами. Чтобы создать пользовательский список, состоящий только из чисел, выделите сначала достаточное количество свободных ячеек, предназначенных для его размещения. Выберите команду Формат/ Ячей­ки, а затем - вкладку Число. Свободным ячейкам назначьте текстовый формат и введите в них список чисел.

Чтобы изменить пользовательский список автозаполнения, нужно:

• выбрать команду Сервис/Параметры, а затем - вкладку Списки;

• указать необходимый список в поле Списки;

• сделать необходимые изменения в поле Элементы списка, а за­тем нажать кнопку Добавить.

Чтобы удалить список, нужно выполнить то же, но в конце нажать кнопку Удалить.

Стандартные списки, содержащие названия дней недели и месяцев, нельзя удалить или отредактировать.


1.5. Выбор ячеек. Работа с фрагментами таблицы
В некоторых операциях могут одновременно участвовать несколько ячеек. Для этого нужные ячейки необходимо выбрать. Выбранная группа ячеек выделяется на экране: их содержимое отображается белым цветом на черном фоне, а вся группа выделенных ячеек обводится жирной рамкой. Проще всего выбрать прямоугольную область, т. е. ячейки, попадаю­щие в определенную, область столбцов и строк. Для этого надо перевести указатель на ячейку в одном из углов выбираемой области, нажать кнопку мыши и, не отпуская ее, протянуть указатель в противоположный угол об­ласти. При выделении диапазона ячеек указатель мыши должен принять вид белого креста. После отпускания кнопки мыши все ячейки в прямоу­гольнике выделяются инвертированным цветом. Цвет первой ячейки оста­ется неинвертированным, чтобы показать, что она является текущей. Для обозначения группы ячеек используется термин диапазон или блок.

Протягивание можно производить в любом направлении. Например, если надо выбрать ячейки от ВЗ до D8, то можно проводить протягивание не только от ВЗ к D8, но и от D3 к В8, от В8 к D3 или от D8 к ВЗ. Если щелкнуть на любой ячейке, выделение отменяется.

Вместо протягивания мыши можно использовать клавишу SHIFT. Щелкнув на первой ячейке диапазона, можно нажать клавишу SHIFT и, не отпуская ее, щелкнуть на последней ячейке. Если последняя ячейка находит­ся за пределами экрана, то завершить операцию можно после прокрутки. При выборе больших диапазонов этот метод удобнее, чем протягивание.

Для выбора целых столбцов или строк можно использовать номера строк и столбцов по краям рабочей области: щелчок мышью по номеру 13 выделит всю 13-ю строку, т.е. все 255 ячеек, а щелчок по номеру столбца С выделит весь столбец С, т.е. все 65 560 ячеек.

Щелчок на кнопке в левом верхнем углу рабочей области позволяет выбрать весь рабочий лист целиком.

Если при выборе ячеек удерживать нажатой клавишу CTRL, то мож­но добавлять новые диапазоны к уже выбранному. Этим приемом можно создавать даже несвязанные диапазоны.

С выбранным диапазоном в программе Excel можно работать так же, как с выбранным фрагментом текста в программе Word. Ячейки и диапазо­ны можно удалять, копировать или перемещать. Однако жесткость таблич­ной структуры вносит свои ограничения и дополнительные особенности.

Нажатие клавиши DELETE приводит не к удалению диапазона яче­ек, а к его очистке, как будто ластик стирает содержимое выбранных яче­ек таблицы.

Для того, чтобы реально, т.е. как бы вырезав ножницами, удалить ячейки выбранного диапазона (что сопровождается изменением структуры табли­цы), надо выбрать диапазон и задать команду Правка/Удалить. При этом открывается диалоговое окно Удаление ячеек, в котором можно опреде­лить направление смещения ячеек, занимающих освобождающееся место. Создать в таблице «дырку», в которую невозможен ввод данных, нельзя.

По команде Правка/Копировать или Правка/Вырезать ячейки выбранного диапазона обводятся пунктирной рамкой. Даже при вырезании ячеек их содержимое продолжает временно храниться в таблице.

Копирование и перемещение ячеек можно осуществлять через буфер обмена, но использование буфера обмена в программе Excel отличается от других приложений Windows тем, что операцию вставки можно произвести только сразу же после операции копирования или вырезания.

Для вставки ячеек, копируемых из буфера обмена, надо сделать те­кущей ячейку в верхнем левом углу области вставки и задать команду Правка/Вставить. Ячейки из буфера обмена вставляются в указанное место. Если выполняется операция перемещения, то после вставки ячейки, из которых перемещаются данные, они очищаются.

Если после использования команды Копировать в меню Правка или кнопки Копировать вокруг области копирования остается бегущая рамка, то это означает, что скопированные ячейки все еще находятся в буфере обмена, и Microsoft Excel вставит их в активную ячейку при нажатии клави­ши ENTER. Чтобы снять движущуюся границу, нажмите клавишу ESC.

Копирование и перемещение ячеек можно также производить мето­дом перетаскивания. Для этого надо установить указатель мыши на грани­цу текущей ячейки или выбранного диапазона. После того как он примет вид стрелки, можно произвести перетаскивание. При этом все существовав­шие ранее значения или формулы в заполняемых ячейках будут замещены.

Если при перетаскивании использовать правую кнопку мыши, то пос­ле ее отпускания откроется специальное меню, позволяющее выбрать про­изводимую операцию.

Чтобы быстро заполнить активную ячейку содержимым ячейки, рас­положенной выше, нажмите клавиши CTRL+D. Чтобы заполнить содержи­мым ячейки слева, нажмите клавиши CTRL+R.

Перетаскивание маркера заполнения влево или вверх и остановка в пределах выделенного диапазона (до пересечения левой или верхней грани­цы) приведет к стиранию выделенных данных.

Если вместо копирования происходит приращение таких данных, как числа или даты, то заново выделите исходные значения и перетащите мар­кер заполнения, удерживая клавишу CTRL.




    1. следующая страница >>