Руководство по работе с microsoft word - korshu.ru o_O
Главная
Поиск по ключевым словам:
Похожие работы
Руководство по работе с microsoft word - страница №5/5


Работа с таблицами
Что такое таблица

Таблица позволяет вам упорядочить данные в виде строк и столбцов. Каждый элемент таблицы, который называется ячейкой, не зависит от других элементов. Вы сможете построить таблицу с произвольным количеством строк и столбцов. К тому же вы всегда сможете изменить размер и форматирование каждой ячейки. Ячейка таблицы может содержать текст, рисунок и вообще все, что может содержать документ Word. Единственное исключение — в таблице не может заключаться другая таблица
Как вставить таблицу

Чтобы вставить новую пустую таблицу в любое место своего документа, выполните следующее:



  1. Установите курсор в то место документа, куда вы хотите вставить таблицу.

  2. Выберите команду Таблица Добавить таблицу. Появится диалоговое окно Вставка таблицы.

  3. В текстовых полях Число столбцов и Число строк, щелкая на двойных стрелках или набирая на клавиатуре, введите количество строк и столбцов будущей таблицы. (В последствии вы сможете изменить эти данные.)

  4. Для того чтобы применить один из видов автоформатирования таблиц Word к своей таблице, щелкните на кнопке Автоформат, выберите нужное форматирование, а затем щелкните на кнопке ОК. (О понятии автоформата подробнее вы узнаете ниже.)

  5. В текстовом поле Ширина столбца выберите нужную ширину столбца. Выберите Авто, чтобы построить таблицу, шириной от левого до правого поля страницы, со столбцами равной ширины.

  6. Щелкните на кнопке ОК. В документе появится пустая таблица, в первой ячейке которой будет находиться курсор.


Работа в таблице

Когда курсор находится в ячейке таблицы, можно вводить и редактировать текст так же, как и в обычном документе. Текст, введенный в ячейку, автоматически разбивается на строки, когда его длина превышает ширину столбца. Можно переместить курсор в любую ячейку таблицы, щелкнув на ней мышью. К тому же вы можете передвигаться по таблице, используя клавиатуру.


Если курсор находится в ячейке, для передвижения по таблице можете использовать клавиши со стрелками. Для того чтобы вставить в таблицу символ табуляции, нажмите клавиши <Ctrl+ Tab>.
Редактирование и форматирование таблицы

После того как вы создали таблицу и внесли в нее данные, можете редактировать ее содержимое и форматировать внешний вид по своему усмотрению.


Как удалить и вставить ячейки, строки и столбцы

Можно очистить ячейку таблицы, удалив ее содержимое. К тому же всегда можно удалить целые строки и столбцы. Когда вы это сделаете, столбцы, которые находились правее удаленных, и строки, которые находились ниже удаленных, автоматически займут их место.


Чтобы удалить содержимое ячейки, выделите ее и нажмите клавишу <Delete>. Для удаления всей строки или столбца таблицы сделайте следующее:

  1. Установите курсор в любую ячейку строки или столбца, который собираетесь удалить.

  2. Выберите команду Таблица Удалить ячейки. Появится диалоговое окно Удаление ячеек.

  3. Выберите Удалить всю строку или Удалить весь столбец.

  4. Щелкните на кнопке ОК. Строка или столбец будут удалены.

Для вставки строки или столбца в таблицу выполните следующее:



  1. Установите курсор в ячейку, слева от которой вы хотите вставить новый столбец или выше которой — новую строку.

  2. Выберите команду Таблица Добавить столбцы, чтобы вставить новый пустой столбец слева от выделенного. Выберите команду Таблица Добавить строки, чтобы вставить новую чистую строку выше выделенной.

Для того чтобы вставить в таблицу более одной строки или более одного столбца, выполните следующее:



  1. Выделите столько ячеек, сколько строк или столбцов вы хотите вставить. Например, чтобы вставить три новые строки между второй и третьей строкой, выделите ячейки в строках 3, 4 и 5 ячейку (в любом столбце).

  2. Выберите команду Таблица Выделить строку для вставки строк или Таблица Выделить столбец для вставки столбцов.

  3. Выберите команду Таблица Добавить строки или Таблица Добавить столбцы соответственно.

Для того чтобы вставить новый столбец справа от всех остальных, выполните следующее:

  1. Щелкните рядом с правым краем таблицы.

  2. Выберите команду Таблица Выделить столбец.

  3. Выберите команду Таблица Добавить столбцы.


Перемещение и копирование строк и столбцов

Чтобы скопировать или переместить всю строку или весь столбец из одного места в таблице в другое, сделайте следующее:



  1. Выделите столбец или строку, перетаскивая курсор по ячейкам строки или столбца или щелкнув в строке или столбце, а затем выбрав Таблица Выделить строку или Таблица Выделить столбец.

  2. Для копирования нажмите <Ctrl+ C> или щелкните на кнопке Копировать стандартной панели инструментов. Для перемещения нажмите клавиши <Ctrl+ X> или щелкните на кнопке Вырезать стандартной панели инструментов.

  3. Установите курсор в новую позицию столбца или строки. Столбец или строка будет вставлен левее или выше позиции курсора.

  4. Нажмите клавиши <Ctrl+ V> или щелкните на кнопке Вставить стандартной панели инструментов.


Как изменить ширину столбца

Чтобы быстро изменить ширину столбца с помощью мыши, выполните следующее:



  1. Установите указатель мыши на правую границу столбца, ширину которого вы хотите изменить. Указатель превратится в четырехнаправленную стрелку.

  2. Перетащите край столбца для изменения его ширины. Вы можете использовать диалоговое окно для изменения ширины столбца. Для этого сделайте так:

  1. Установите курсор в любую ячейку столбца, ширину которого хотите изменить.

  2. Выберите команду Таблица Высота и ширина ячейки. Появится диалоговое окно Высота и ширина ячеек. Если нужно, щелкните на вкладке Столбец для доступа к параметрам столбца.

  3. В текстовом поле Ширина столбца введите нужное число с клавиатуры или воспользуйтесь двойными стрелками рядом с полем. Заметьте, что идентификатор столбца, с которым вы работаете, указан рядом с полем. Чтобы автоматически отрегулировать ширину столбца для соответствия самому длинному его элементу, щелкните на кнопке Автоподбор.

  4. Щелкните в текстовом поле Интервал между столбцами для изменения интервала между столбцами. Изменение этого параметра приведет к уменьшению или увеличению расстояния между текстом в каждой ячейке и левой и правой границами ячейки.

  5. Щелкните на кнопке Предыдущий столбец или Следующий столбец для изменения параметров других столбцов таблицы.

  6. Щелкните на кнопке ОК. Эти изменения повлияют и на новые столбцы таблицы.


Рамки таблицы

По умолчанию граница таблицы Word — это одинарная тонкая линия вокруг каждой ячейки таблицы. Вы можете изменить границы и даже удалить их. Способ работы с границами таблицы в основном такой же, как при обрамлении обычного текста (см. ранее). Вкратце напомним основные шаги:



  1. Выделите ячейки таблицы, границы которых вы хотите изменить.

  2. Выберите команду Формат Границы и заливка для открытия диалогового окна Границы и заливка. Если нужно, щелкните на вкладке Граница.

  3. Выберите тот вид границы, который вам нужен, используя область Образец для просмотра вашей таблицы с выбранными параметрами.

  4. Щелкните на кнопке ОК.

Если в таблице не отображаются границы, выведите непечатаемую сетку для облегчения работы с таблицей. Выберите Таблица Отображать сетку для вывода сетки на экран или Таблица Скрыть сетку для работы с таблицей без сетки.
Автоматическое форматирование таблиц

Word предлагает множество заготовленных форматов таблиц, с помощью которых вы легко измените внешний вид своей таблицы.



  1. Поместите курсор в любую ячейку таблицы.

  2. Выберите команду Таблица Автоформат. Появится диалоговое окно Автоформат таблицы. Это то же диалоговое окно, которое вы могли видеть, щелкнув на кнопке Автоформат в диалоговом окне Вставка таблицы, когда создавали таблицу, как описано в начале.

  3. В списке Форматы представлены всевозможные форматы таблиц. Вы можете прокрутить этот список, причем выделенный формат появится в области Образец.

  4. Щелкайте на названиях форматов до тех пор, пока не выберете нужный.

  5. Щелкните на кнопке ОК. Выбранный формат будет применен к вашей таблице.



Использование колонок в документе
Как использовать колонки

Колонки обычно используются в газетных статьях, брошюрах и подобных документах. Строки текста в колонках короче обычных, их легче читать, кроме того, колонки предоставляют большие возможности при форматировании документа с рисунками, таблицами и т. п. Word облегчает использование колонок в документе.

Колонки, которые вы создадите с помощью Word, — это колонки в газетном стиле, т. е. текст последней строки одной колонки продолжается в первой строке следующей колонки страницы. В документах, в которых строки колонок должны идти бок о бок, используйте таблицы.

Когда вы определите разбиение на колонки для выделенного текста, он будет разбит на несколько колонок. Word вставит линии разрыва разделов до и после выделенного текста. Если же вы не выделили текст заранее, весь документ будет разбит на колонки. Но если ваш документ разбит на разделы, колонки будут применены только к тексту текущего раздела.


Создание колонок

В Word есть четыре заранее определенных режима создания колонок.



  1. Две колонки равной ширины

  2. Три колонки равной ширины

  3. Две неравные по ширине колонки, причем более широкая колонка находится слева

  4. Две неравные по ширине колонки, причем более широкая колонка располагается справа

Вы можете применить любой вид форматирования колонок ко всему документу, к текущему разделу, к выделенному тексту или к тексту от текущей позиции курсора до конца документа. Для этого сделайте следующее:



  1. Если вы хотите разбить на колонки только часть документа, выделите текст, который попадет в колонки, или установите курсор в позицию, с которой будет начинаться разбиение на колонки. Word вставит линию разрыва раздела перед и/или после текста, если нужно.

  2. Выберите команду Формат Колонки для открытия диалогового окна Колонки.

  3. В области окна Тип выберите нужный вам формат колонки, щелкнув на пиктограмме с его изображением.

  4. С помощью раскрывающегося списка поля Применить укажите, к какой части документа применить разбиение на колонки.

    • Ко всему документу. Это возможно только в том случае, если документ не разбит на разделы.

    • К этому разделу. Это возможно, только если документ разбит на разделы.

    • До конца документа. Word вставит линию разрыва раздела вместо текущей позиции курсора и применит разбиение на колонки к последнему разделу документа.

  5. Установите флажок Разделитель для вывода вертикальной линии между колонками (как в газете).

  6. Щелкните на кнопке ОК.


Изменение колонок

Вы можете изменять уже существующие колонки: их число, ширину и интервал между ними. Для этого выполните следующее:



  1. Установите курсор в колонку, которую хотите изменить.

  2. Выберите команду Формат Колонки для открытия диалогового окна Колонки. Изменение параметров в диалоговом окне повлияет на формат выбранной вами колонки.

  3. Для того чтобы применить стандартный формат колонки, щелкните на нужной пиктограмме в области Тип диалогового окна.

  4. Для изменения ширины колонки и промежутка между колонками введите нужные данные в текстовые поля Ширина и Промежуток (или щелкните на соответствующих стрелках рядом с полями). В области Образец вы увидите, как будут выглядеть измененные колонки.

  5. Щелкните на кнопке ОК.


Удаление колонок

Для того чтобы преобразовать текст, разбитый на колонки, в обычный текст (т. е. в одну колонку), выполните следующие действия:



  1. Выделите текст, который вы собираетесь преобразовать, в одну колонку.

  2. Выберите команду Формат Колонки для открытия диалогового окна Колонки.

  3. В области Тип щелкните на пиктограмме одна.

  4. Щелкните на кнопке ОК.



Добавление рисунков в документ
Добавление графического образа

Графический образ — это рисунок, который хранится на диске в графическом файле. Word может использовать графические файлы, созданные разными приложениями, включая PC Paintbrush (приложение Windows для создания рисунков), Lotus 1-2-3, Micrografx Designer и AutoCAD. К тому же при установке Word загружается небольшая библиотека рисунков, которые вы можете вставлять в свои документы.
Чтобы добавить рисунок в документ Word, выполните следующие действия.

  1. Установите курсор туда, куда хотите поместить рисунок.

  2. Выберите команду Вставка Рисунок Из файла. Появится диалоговое окно Добавить рисунок.

  3. Если необходимо, из раскрывающегося списка Папка выберите папку с нужным рисунком.

  4. Большая область в середине диалогового окна обычно показывает все файлы, содержащиеся в выделенной папке. Для того чтобы ограничиться просмотром только графических файлов, из списка Тип файла выберите нужный.

  5. В текстовом поле Имя файла введите имя файла, в котором содержится рисунок, или щелкните на имени файла в списке.

  6. Для того чтобы просмотреть выбранный рисунок, щелкните на кнопке Просмотр.

  7. Выберите одну из следующих возможностей.

    • Установите флажок Связать с файлом, если хотите, чтобы рисунок в документе менялся при изменении графического файла на диске.

    • Если вы установили флажок Связать с файлом, можете установить флажок Хранить в документе для хранения копии рисунка с документом. Хотя это увеличивает размер файла документа, но позволяет выводить рисунок даже тогда, когда исходный файл уже недоступен.

    • Установите флажок Поверх текста, чтобы стало возможным поместить рисунок поверх текста или за текстом и другими объектами. В противном случае рисунок появится рядом с текстом.

  8. Щелкните на кнопке ОК. Рисунок вставлен в ваш документ.


Добавление картинки

Картинки — это особая категория рисунков, содержащих маленькие простые изображения, которые можно использовать для улучшения вида документов. В Word есть широкая подборка картинок, которую вы можете свободно использовать. Вот что нужно сделать, чтобы вставить картинку в документ:



  1. Установите курсор в то место документа, куда вы собираетесь поместить картинку.

  2. Выберите команду Вставка Рисунок Картинки, чтобы открыть диалоговое окно Microsoft Clip Gallery.

  3. В левом поле выберите нужную категорию картинок. Или же щелкните на строке (Все разделы) для просмотра всех картинок.

  4. Прокручивайте список картинок до тех пор, пока не найдете нужную, затем щелкните на ней мышью, чтобы выделить ее.

  5. Щелкните на кнопке Вставить для добавления картинки в документ.


Вывод графики

В документе, содержащем рисунки, нельзя перемещаться столь же быстро, как в документе без графики. Работая с текстом документа в режиме разметки страницы или в режиме структуры, где вам необязательно видеть рисунки, можете значительно ускорить работу, если вместо рисунков в окне будут находиться пустые прямоугольники, называемые метками-заполнителями. (В обычном режиме и в режиме электронного документа рисунки скрываются автоматически.) Если, кроме того, вы установили флажок Связать с файлом при вставке рисунка, Word вставит код поля в документ. На экране будет отображен этот код вместо рисунка.


Вот как управлять выводом графики.

  1. Выберите команду Сервис Параметры, чтобы открыть диалоговое окно Параметры.

  2. Если нужно, щелкните на вкладке Вид для доступа к ее параметрам.

  3. В области Показывать установите или снимите флажки Пустые рамки рисунков и Коды полей.

  4. Щелкните на кнопке ОК.

*)При этом на экране появятся рамки рисунков или коды полей, но это не повлияет на распечатку, в которой всегда будут рисунки.


Изменение размеров рисунка

Прежде чем работать с рисунком в документе, следует выделить его. Есть два способа сделать это.



  • Щелкнуть на рисунке мышью.

  • Выделить рисунок с помощью клавиатуры, установив курсор слева от него и нажав клавиши <Shift+ >.

Вокруг выделенной картинки появятся восемь маленьких черных квадратов, которые называются маркерами размеров.


Вы можете изменить размеры рисунка в документе. К тому же вы можите разрезать картинку, скрывая те ее части, которые вы не хотите выводить на экран. Для того что бы изменить размеры или разрезать картинку сделайте следующее:

  1. Выделите ее.

  2. Установите указатель мыши на одном из маркеров размеров. Указатель примет вид двунаправленной стрелки.

  3. Выполните что-нибудь или все из вышеперечисленного, в зависимости от того, что вы хотите получить.

  4. Для изменения размеров нажмите левую кнопку мыши и перетаскивайте маркер размера до тех пор, пока вид картинки не удовлетворит вас. Вы можете как увеличивать, так и уменьшать рисунки.

  5. Отпустите кнопку мыши.


Удаление, перемещение и копирование графики

Чтобы удалить картинку, выделите ее и нажмите клавишу <Delete>. Для перемещения или копирования картинки сделайте следующее:



  1. Выделите картинку.

  2. Для копирования нажмите <Ctrl+ C> или выберите команду Правка Копировать, или щелкните на кнопке Копировать стандартной панели инструментов. Для того чтобы переместить рисунок, нажмите клавиши <Ctrl+ X> или выберите Правка Вырезать, или щелкните на кнопке Вырезать стандартной панели инструментов.

  3. Установите курсор там, где вы хотите поместить картинку.

  4. Нажмите клавиши <Ctrl+ V> или выберите команду Правка Вставить, или щелкните на кнопке Вставить стандартной панели инструментов.


Как создавать рисунки в документе

Кроме стандартного набора картинок, которые можно вставить в документ, Word позволяет вам создавать собственные рисунки. Средства для их создания дают возможность даже человеку без художественных способностей украшать свои документы отличными иллюстрациями. Чтобы начать рисовать, нужно вывести на экран панель инструментов Рисование. Выберите команду Вид Панели инструментов Рисование.


Процесс создания рисунка состоит из трех основных действий. Итак, вы можете:

  • Вставлять рисованные объекты (линии, стрелки, фигуры и надписи) в документ. Большинство рисованных объектов Word называются автофигурами.

  • Передвигать рисованные объекты по документу, изменять их размеры и пропорции.

  • Изменять рисованные объекты. К примеру, можно менять толщину линии, цвет текста, тип указателя стрелки.

На панели инструментов Рисование представлены кнопки для вывода самых распространенных графических объектов: линий, стрелок, пространственных объектов и т. п. Более сложные объекты можно построить с помощью меню или диалоговых окон, связанных с панелью инструментов Рисование. Наиболее часто используемые приемы рисования описаны ниже:



  • Для того чтобы нарисовать объект, щелкните мышью на его кнопке на панели инструментов Рисование или щелкните на кнопке Автофигуры и выберите нужную. Затем щелкните где-нибудь в документе для вставки объекта. Удерживайте нажатой клавишу <Shift>, чтобы высота и ширина выбранного объекта получились равными (к примеру, квадрат вместо прямоугольника и круг вместо овала).

  • Для выделения только что нарисованного объекта просто щелкните на нем. Вокруг него появятся маркеры размеров. Для того чтобы выделить несколько объектов, удерживайте нажатой клавишу <Shift>, щелкая на них. Нажмите клавишу <Delete> для удаления выделенных объектов.

  • Для того чтобы перетащить выделенный рисованный объект, установите на него указатель мыши (но только не на маркер размера!) и перетаскивайте, куда хотите.

  • Для изменения пропорций или размеров объекта установите указатель мыши на один из его маркеров размеров и перетаскивайте его, пока не достигнете желаемого результата.

  • Для изменения цвета линий объекта щелкните на кнопке Цвет линии на панели инструментов Рисование и выберите цвет.

  • Для того чтобы изменить цвет заливки объекта, щелкните на кнопке Цвет заливки на панели инструментов Рисование и выберите нужный цвет.

  • Для изменения толщины или стиля линий объекта выделите объект, а затем щелкните на кнопке Тип линии или Тип штриха соответственно.

  • Для добавления надписи щелкните на кнопке Надпись. Затем щелкните в том месте документа, где вы хотите расположить надпись, введите текст в текстовом окне, по окончании этого — щелкните мышью где-нибудь в документе за пределами текстового окна.

Возможности Word по созданию рисунков гораздо шире описанных здесь.


<< предыдущая страница