Руководство по работе с microsoft word - korshu.ru o_O
Главная
Поиск по ключевым словам:
Похожие работы
Руководство по работе с microsoft word - страница №4/5


Применение автоматического форматирования
Что может автоформатирование

Автоматическое форматирование — это средство Word для анализа частей документа и распознавания отдельных элементов, таких как основной текст, заголовки, маркированные списки и др. Word может применить соответствующие стили к различным элементам текста для создания отформатированного документа. (О стилях вы узнали ранее). Вы можете принять или отвергнуть автоматически предложенный формат, частично или в целом, и позже внести необходимые изменения в документ. Кроме применения стилей, автоматическое форматирование удаляет лишние пробелы между абзацами, автоматически форматирует адреса Internet, ллектронной почты и сетевые адреса как гиперссылки, выделяет полужирным начертанием или подчеркиванием текст, ограниченный звездочками (*) или символами подчеркивания (_), заменяет два дефиса (--) одним тирс и т.д.


Есть два способа автоматического форматирования: Word может форматировать каждый пункт из вышесказанного по мере его ввода, или же вы можете создать неформатированный текст и затем применить автоматическое форматирование к целому документу.

Подходит ли вам автоматическое форматирование? Единственный способ выяснить это — попробовать им воспользоваться. Откройте какой-нибудь из ваших стандартных документов, сохраните его под новым именем (при этом его старое имя не изменится) и поэкспериментируйте. Вы скоро поймете, что вам нравится: автоматическое форматирование или форматирование документов вручную.


Применение форматирования в процессе набора

Word может применять различные виды форматирования по мере ввода текста. Вот некоторые примеры:



  • Таблицы. Если вы наберете строку, состоящую из знаков "плюс" и дефисов (например,+ --+—+), а затем нажмете клавишу <Enter>, Word создаст таблицу с колонкой для каждой пары "плюсов". В этой таблице будет одна строка, и курсор будет установлен в первой ячейке.

  • Рамки. Если вы введете два или больше дефиса, знака подчеркивания или знака равенства. Word вставит тонкую, толстую или двойную рамку соответственно.

  • Маркированные списки. Если вы начнете новый абзац со звездочки (*), строчной буквы "о" или дефиса, а затем нажмете пробел или клавишу табуляции. Word автоматически создаст маркированный список.

Для настройки форматирования, применяемого по мере набора текста, выполните следующее.



    1. Выберите команду Формат Автоформат для открытия диалогового окна Автоформат.

    2. Щелкните на кнопке Параметры, чтобы открыть диалоговое окно Автозамена.

    3. Щелкните на корешке вкладки Автоформат при вводе для просмотра параметров.

    4. Установите или снимите флажки по своему усмотрению.

    5. Щелкните на кнопке ОК.

Изменение параметров в этом диалоговом окне Автозамена не приведет к изменению уже отформатированного текста. Оно повлияет только на тот текст, который вы наберете после установки и/или снятия флажков.


Как применить автоформатирование к вашему документу

Вот что нужно выполнить, чтобы применить автоформатирование к целому документу.



  1. Выберите команду Формат Автоформат для открытия диалогового окна Автоформат.

  2. Установите флажок Сразу весь документ, чтобы применить автоформатирование без просмотра отдельных изменений, или опцию С просмотром каждого изменения, если вы хотите принять или отвергнуть каждое изменение в отдельности.

  3. (Необязательно.) Из раскрывающегося списка Тип документа выберите тип документа, с которым вы работаете.

  4. Щелкните на кнопке ОК.

Если вы выбрали опцию Сразу весь документ в п. 2, Word проанализирует документ и применит автоформатирование, основанное на содержании документа. Вы не сможете отменить отдельные изменения автоформатирования, но сможете отменить автоформатирование всего документа, выбрав Правка Отменить автоформатирование.

Если же вы установите флажок С просмотром каждого изменения в п. 2, Word, форматируя ваш документ, откроет диалоговое окно Автоформат. В это время вы можете перемещаться по документу для просмотра изменений, сделанных Word. Затем в этом диалоговом окне необходимо щелкнуть на одной из кнопок:


  • Принять все. Будут приняты все изменения форматирования.

  • Отменить все. Будут отменены все изменения форматирования.

  • Просмотр изменений. Позволит вам просмотреть каждое изменение и принять либо отменить его (см. следующий абзац).

  • Библиотека стилей. Появится библиотека стилей, из которой вы сможете выбрать стиль и просмотреть общий вид вашего документа в этом стиле. После выбора стиля вы вернетесь в диалоговое окно Автоформат.

Щелкните на кнопке Просмотр изменений, и появится диалоговое окно Просмотр изменений автоформата. Команды этого диалогового окна используются для проверки изменений форматирования по одному, которые принимаются или отвергаются каждое в отдельности. Изменения шрифтов не указываются, но все остальные изменения форматирования отмечаются. Пока вы работаете с этим диалоговым окном. Word выводит документ вместе с метками, показывающими, где были сделаны изменения.


Установка параметров автоформатирования

В программе автоформатирования заложено множество параметров, с помощью которых можно изменять документы. Вы можете устанавливать эти параметры по своему усмотрению. Для этого выполните следующее:



  1. Выберите команду Формат Автоформат для открытия диалогового окна Автоформат.

  2. Щелкните на кнопке Параметры, чтобы открыть диалоговое окно Автозамена.

  3. Откроите вкладку Автоформат для просмотра параметров автоформатирования.

  4. Установите или снимите различные флажки по своему усмотрению. Если нужно — используйте справочную систему (для этого щелкните на вопросительном знаке на строке названия вверху диалогового окна, а затем на интересующем вас флажке) для получения информации об отдельных параметрах.

  5. Щелкните на кнопке ОК.

Изменения параметров автоформатирования повлияют не на ранее отформатированный документ, а только на использования автоформатирования в будущем.



Работа с шаблонами
Создание нового шаблона

Ранее вы узнали, что в Word есть множество стандартных шаблонов, на которых основывается каждый документ Word. При необходимости вы сможете создавать новые и изменять старые шаблоны.

Можно создать новый шаблон на основе уже существующего, и тогда новый шаблон будет содержать все элементы старого и любой текст или форматирование, которое вы добавите. Для создания нового шаблона возьмите за основу Обычный шаблон. Действуйте так:


  1. Выберите Файл Создать для открытия диалогового окна Создание документ.

  2. Выберите кнопку переключателя Шаблон.

  3. Если вы хотите создать шаблон на основе уже существующего, выберите пиктограмму шаблона в диалоговом окне Создание документа. В противном случае — щелкните на пиктограмме Обычный вкладки Общие.

  4. Щелкните на кнопке ОК. В рабочей области появится пустой документ, названный по умолчанию Шаблон1.

  5. Введите стандартный текст и другие элементы, которые вы хотите сохранить в новом шаблоне, и, если хотите, примените к тексту нужное форматирование. Кроме того, для нового шаблона можно создавать любые стили.

  6. Выберите команду Файл Сохранить или щелкните на кнопке Сохранить стандартной панели инструментов. Появится диалоговое окно Сохранить.

  7. Выберите папку, в которой будет храниться новый шаблон.

  1. (Например, если это шаблон делового письма, поместите его в папку Письма и факсы.)

  1. В текстовом поле Имя файла введите имя нового шаблона, которое не должно превышать 256 символов. Убедитесь, что вы не присвоили новому шаблону имя уже существующего, иначе новый шаблон заменит базовый.

  2. Щелкните на кнопке Сохранить. Новый шаблон будет сохранен под указанным именем, и его можно будет использовать всякий раз при создании нового документа.


Изменение существующего шаблона

Можно открыть любой шаблон, сохраненный на диске, и модифицировать его. Вот как это сделать:



  1. Выберите команду Файл Создать для открытия диалогового окна Создать.

  2. Выберите вкладку, содержащую шаблон, который вы хотите изменить, затем щелкните на пиктограмме нужного шаблона.

  3. Щелкните на кнопке Шаблон.

  4. Щелкните на кнопке ОК.

  5. Внесите желаемые изменения и дополнения в текст и стили шаблона.

  6. Выберите команду Файл Сохранить или щелкните на кнопке Сохранить стандартной панели инструментов. Измененный шаблон будет сохранен на диске.

При модификации шаблона изменения, внесенные вами, не повлияют на ранее созданные документы, основанные на этом шаблоне. Они появятся только в новых документах.


Создание шаблона на основе документа

Иногда вам может понадобится создать новый шаблон, основанный на существующем документе Word. Сделайте для этого следующее:



  1. Откройте документ, на основе которого вы хотите создать шаблон.

  2. Используйте команды редактирования Word для удаления всех элементов текста и форматирования, которые не должны войти в новый шаблон.

  3. Выберите команду Файл Сохранить как для открытия диалогового окна Сохранение документа).

  4. Из раскрывающегося списка Тип документа выберите Шаблон документа. В текстовом поле Папка автоматически появится название папки Шаблоны.

  5. Выберите папку, в которой вы будете хранить новый шаблон, дважды щелкнув на ее имени.

  6. Введите имя шаблона в текстовом поле Имя файла.

  7. Щелкните на кнопке Сохранить.

В п. 5 важно выбрать подходящую папку для хранения шаблона. Когда в п. 4 вы выберете Шаблон документа, Word автоматически откроет папку Шаблоны (которая отличается от той, где хранятся документы). Шаблоны, хранящиеся в этой папке, появятся в диалоговом окне Создать при щелчке на вкладке Общие. Поскольку Word разделяет шаблоны на категории, следует поместить шаблон в соответствующую папку, чтобы потом не иметь проблем с его поиском. К примеру, вы создали шаблон для записки, сохранили его в папке Записки, и всегда сможете его найти, щелкнув на вкладке Записки в диалоговом окне Создать.


Изменение документа в соответствии с новым шаблоном

При изменении шаблона только последующие документы, основанные на нем, будут содержать эти изменения. Уже существующие документы, базирующиеся на старой версии шаблона, не изменятся. Однако вы можете внести новые стили из измененного шаблона в существующий документ. Для этого нужно следующее:



  1. Открыть документ.

  2. Выбрать команду Сервис Шаблоны и надстройки.

  3. Установить флажок Автоматически обновлять стили.

  4. Щелкнуть на кнопке ОК.

Если этот флажок установлен, стили документа будут каждый раз автоматически обновляться при его загрузке в соответствии с изменениями шаблона. Остальные элементы шаблона, такие как стандартный текст, не появятся.



Номера страниц, верхние и нижние колонтитулы
Как пронумеровать страницы

Страницы во многих документах, особенно объёмных, следует нумеровать. Word предлагает несколько вариантов размещения и форматирования номеров страниц. Номера страниц всегда являются частью верхних или нижних колонтитулов. Вы сможете самостоятельно поместить номер страницы в нижний или верхний колонтитул, внести другую дополнительную информацию. Для того чтобы пронумеровать страницы документа, выполните следующее:



  1. Выберите команду Вставка Номера страниц. Появится диалоговое окно Номера страниц.

  2. Из раскрывающегося списка Положение выберите необходимое: Вверху страницы (верхний колонтитул) или Внизу страницы (нижний колонтитул).

  3. Из раскрывающегося списка Выравнивание выберите нужное: Слева, От центра или Справа. Еще можете выбрать Внутри или Снаружи, если распечатываете двусторонние страницы и хотите, чтобы номера страниц располагались внутри (т. е. рядом с переплетом) или снаружи (т. е. вдали от него).

  4. По умолчанию номера страниц выводятся арабскими цифрами (1, 2, 3 и т. д.). Чтобы изменить формат (к примеру, i, ii, iii), щелкните на кнопке Формат и выберите нужный.

  5. Щелкните на кнопке ОК.

Когда вы с помощью описанной выше процедуры вставите номера страниц, Word сделает их частью верхнего или нижнего колонтитула документа.


Что такое верхние и нижние колонтитулы

Верхний или нижний колонтитул — это текст вверху (верхний колонтитул) или внизу (нижний колонтитул) каждой страницы документа. В верхних и нижних колонтитулах могут быть записаны номера страниц, название главы, имя автора и т. п. Word предлагает несколько параметров верхних и нижних колонтитулов, включая такие.



  • Один и тот же верхний или нижний колонтитул для каждой страницы документа.

  • Один верхний или нижний колонтитул для первой страницы документа и другой — для всех остальных страниц.

  • Один верхний или нижний колонтитул для четных страниц и другой — для нечетных.

  • Если ваш документ разбит на разделы, можно создать различные верхние или нижние колонтитулы для каждого раздела.


Создание и редактирование верхних и нижних колонтитулов

Чтобы вставить верхний или нижний колонтитул в документ или отредактировать уже существующий, выполните следующее:



  1. Если ваш документ разбит на разделы, установите курсор в любом месте раздела, в который вы хотите поместить колонтитул.

  2. Выберите команду Вид Колонтитулы. Word переключится в режим разметки страницы и покажет колонтитул текущей страницы, заключенный в непечатаемую пунктирную рамку. Обычный текст документа становится тусклым, и появляется панель инструментов Колонтитулы. На этой панели щелкните на кнопке Верхний/нижний колонтитул для переключения между разными колонтитулами текущей страницы.

  3. Введите текст верхнего либо нижнего колонтитула, используя обычные приемы редактирования Word. Используйте кнопки панели форматирования для выравнивания текста в верхнем/нижнем колонтитуле.

  4. Применяйте остальные кнопки панели форматирования.

  5. По окончании щелкните на кнопке Закрыть панели инструментов Колонтитулы для возвращения к тексту документа.


Создание различных верхних и нижних колонтитулов для разных страниц

Word по умолчанию выводит один и тот же колонтитул для всех страниц раздела или документа. Единственный способ создать различные колонтитулы для разных частей документа заключается в том, чтобы разбить документ на два и более разделов, как описано ранее. Затем вы можете использовать способ, описанный выше, для создания для каждого раздела собственного верхнего/нижнего колонтитула.

Кроме использования разделов, можно выбрать следующие параметры.


  • Один верхний/нижний колонтитул для первой страницы и другой — для остальных.

  • Один верхний/нижний колонтитул для нечетных страниц и другой — для четных.

Для установки одного или нескольких параметров из вышеперечисленных выполните следующее.



    1. Выберите команду Вид Колонтитулы.

    2. Щелкните на кнопке Параметры страницы панели инструментов Колонтитулы. Word откроет диалоговое окно Параметры страницы в режиме Макет.

    3. В области окна Различать колонтитулы установите флажок четных и нечетных страниц и/или флажок первой страницы.

    4. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Параметры страницы.

После выбора одного или нескольких параметров колонтитулов используйте способ, описанный ранее, для ввода и редактирования текста колонтитула. К примеру, вы установили флажок Различать колонтитулы четных и нечетных страниц. Если курсор находится на четной странице, можете вводить и редактировать текст, который будет на четных страницах. При щелчке на кнопке Переход к следующему на панели инструментов Колонтитулы вы перейдете к колонтитулу для нечетных страниц.



Нумерованные и маркированные списки
Для чего нужны нумерованные и маркированные списки

Нумерованные и маркированные списки — полезные инструменты форматирования для создания списков данных в тексте, которые вы уже много раз встречали в этой книге. Word может автоматически создавать списки любого из этих типов. Применяйте маркированные списки для связанных между собой, но неупорядоченных данных. Нумерованные списки используйте для однотипных данных, которые можно упорядочить и пронумеровать. Когда вы создаете нумерованный или маркированный список, каждый абзац считается отдельным элементом списка и ему присваивается его порядковый номер или метка.


Создание нумерованного или маркированного списка

Вы можете создать список на основе существующего текста или по мере набора. В первом случае выполните следующее:



  1. Выделите абзацы, которые войдут в список.

  2. Выберите команду Формат Список для открытия диалогового окна Список.

  3. В зависимости от типа списка, который вы хотите создать, откройте вкладку Нумерованный или Маркированный.

  4. Выберите тот стиль списка, который импонирует вам больше всего.

  5. Щелкните на кнопке ОК.

Чтобы нумерованный или маркированный список создавался по мере набора текста, выполните следующее:



  1. Установите курсор в начало списка. Если нужно, нажмите клавишу <Enter>, чтобы начать новый абзац.

  2. Выберите команду Формат Список для открытия диалогового окна Список.

  3. В зависимости от типа списка, который вы хотите создать, откройте вкладку Нумерованный или Маркированный.

  4. Выберите стиль нового списка, щелкнув на пиктограмме с его изображением.

  5. Щелкните на кнопке ОК.

  6. Набирайте элементы списка, нажимая клавишу <Enter> в конце каждого абзаца. Каждый новый абзац автоматически становится элементом нумерованного или маркированного списка.

  7. В конце последнего абзаца нажмите <Enter> дважды.


Использование многоуровневых списков

Многоуровневый список содержит два и более уровней маркированного или нумерованного списка в пределах одного общего списка. Например, нумерованный список может включать в себя части, помеченные буквами под каждым пронумерованным элементом, или же каждый уровень может быть пронумерован отдельно, как в режиме просмотра структуры документа. Вот как создать многоуровневый список:



  1. Выберите команду Формат Список для открытия диалогового окна Список.

  2. Щелкните на корешке вкладки Многоуровневый, чтобы просмотреть виды многоуровневых списков.

  3. Щелкните на изображении того списка, который вам понравится, а затем щелкните на кнопке ОК.

  4. Набирайте список, нажимая <Enter> после каждого его элемента.

  5. После нажатия клавиши <Enter> нажмите клавишу <ТаЬ> для перехода на новый вложенный уровень или же клавиши <Shift+ Tab> для перехода на один уровень вверх. В противном случае, новый элемент списка окажется на том же уровне, что и предыдущий.

  6. Набрав последний элемент списка, нажмите клавишу <Enter>, а затем щелкните на кнопке Нумерованный список панели форматирования для завершения списка.

Вы можете преобразовать обычный текст или одноуровневый нумерованный или маркированный список во многоуровневый список. К тому же вы можете поменять стиль уже существующего многоуровневого списка. Вот как это сделать:

  1. Выделите все абзацы, которые вы хотите включить в новый список, или изменить их форматирование.

  2. Выберите команду Формат Список, а затем щелкните на корешке вкладки Многоуровневый.

  3. Выберите стиль списка по своему усмотрению, затем щелкните на кнопке ОК.

  4. Установите курсор на той позиции списка, уровень которой вы хотите изменить.

  5. Щелкните на кнопке Уменьшить отступ или Увеличить отступ на панели форматирования для изменения уровня элемента списка.

  6. Повторите пп. 4 и 5, если нужно изменить уровни других элементов списка.


Преобразование нумерованного или маркированного списка в обычный текст

Выполните следующие действия, чтобы удалить номера или метки из списка, преобразовав тем самым текст списка в обычные абзацы:



  1. Выделите абзацы, которые хотите преобразовать. Это может быть весь список или же только его часть. Соответствующая кнопка на панели форматирования (Нумерация или Маркеры) будет нажата.

  2. Щелкните на нажатой кнопке панели форматирования.


Изменение формата нумерованного или маркированного списка

Вы можете изменить формат уже существующего нумерованного или маркированного списка, соответственно изменив стиль цифр или меток. Для этого выполните следующее.



  1. Выделите абзацы, в которых вы хотите изменить метки списка. Это может быть как весь список, так и часть его.

  2. Выберите команду Формат Список для открытия диалогового окна Список.

  3. Если у вас маркированный список — откройте вкладку Маркированный и выберите нужный стиль. Для того чтобы убрать метки, щелкните в поле Нет.

  4. Для нумерованного списка откройте вкладку Нумерованный и выберите стиль для этого списка либо щелкните в поле Нет для удаления нумерации из списка.

  5. Щелкните на кнопке ОК.


Добавление позиций в нумерованный или маркированный список

Добавить новые позиции в нумерованный или маркированный список можно так:



  1. Установите курсор в той позиции списка, куда вы хотите внести новый элемент.

  2. Нажмите клавишу <Enter> для начала нового абзаца. Word автоматически вставит новую метку или номер и перенумерует весь список в случае необходимости.

  3. Введите новый текст.

  4. Если это многоуровневый список, щелкните на кнопке Уменьшить отступ или Увеличить отступ на панели форматирования, если вам нужно изменить уровень введенной позиции.

  5. Повторите все предыдущие пункты для каждой новой позиции.



Использование специальных символов
Что такое специальные символы

Специальные символы не являются частью стандартного набора символов, поэтому их нет на клавиатуре. Это, например, такие символы, как гласные буквы со знаком ударения (ё), буквы греческого алфавита (ц), знак авторского права (©) и т. д. Но хотя всех этих символов нет на клавиатуре, Word может вставить их в ваш документ.

Вставка символа

Для того чтобы вставить символ в документ, выполните следующее.



  1. Выберите команду Вставка Символ для открытия диалогового окна Символ. Откройте вкладку Символы, если это еще не сделано.

  2. Из раскрывающегося списка Шрифт выберите нужную группу символов из списка. Вот те из них, которые вы будете использовать наиболее часто.

    • Symbol. Греческий алфавит, математические символы, всевозможные стрелки, товарный знак, знак авторского права и т. д.

    • Обычный текст. Гласные буквы со знаком ударения и другие специальные знаки, символы валют, метка абзаца и т. д.

    • Wingdings. Картинки с изображением часов, конвертов, телефонов и т. п.

  3. Просмотрите таблицу символов в поисках нужного. Чтобы увидеть символ в увеличенном виде, просто щелкните на нем.

  4. Для вставки выделенного символа щелкните на кнопке Вставить. Чтобы вставить невыделенный символ, дважды щелкните на нем.

  5. Щелкните на кнопке Отмена, чтобы закрыть диалоговое окно, не вставив символ. Щелкните на кнопке Закрыть для закрытия окна после вставки одного или нескольких символов.


Как вставить специальный символ

На первый взгляд может показаться, что между символами и специальными символами нет никакой разницы, — на самом деле она есть. Символы включают в себя ударные гласные и буквы греческого и других алфавитов, математические символы (например, ±). К специальным символам относятся знак авторского права (©), многоточие (...) и различные типографские символы (например, длинный пробел). Вы увидите, что в Word намного больше символов, чем специальных символов. Чтобы вставить специальный символ в документ, выполните следующее:



  1. Выберите команду Вставка Символ для открытия диалогового окна Символ.

  2. Откройте вкладку Специальные символы, чтобы увидеть список.

  3. Найдите в списке нужный вам символ.

  4. Для того чтобы вставить выделенный символ, щелкните на кнопке Вставить. Для вставки любого символа из списка (необязательно выделенного), щелкните на нем дважды.

  5. Щелкните на кнопке Отмена, чтобы закрыть диалоговое окно Символ, не вставляя специальный символ. Щелкните на кнопке Закрыть для закрытия диалогового окна после вставки символа


Назначение символам комбинаций клавиш

Вы можете назначить комбинации клавиш символам, которые часто используете, и тем самым вставлять их намного быстрее. Большинству специальных символов уже назначены комбинации клавиш и они стоят в списке рядом с соответствующими специальными символами в диалоговом окне Символ.


Чгобы назначить символу комбинацию клавиш, сделайте следующее:

  1. Выберите команду Вставка Символ и откройте вкладку Символы.

  2. Щелкните на нужном символе. Если нужно, вначале выберите соответствующий шрифт из раскрывающегося списка Шрифт.

  3. Если символу уже назначена комбинация клавиш, их описание появится в правом нижнем углу диалогового окна.

  4. Щелкните на кнопке Клавиша, чтобы открыть диалоговое окно Настройка.

  5. Нажмите клавиши <Alt+ N>, чтобы установить курсор в текстовое поле Новое сочетание клавиш (или просто щелкните в этом поле).

  6. Нажмите комбинацию клавиш, которую вы хотите назначить символу. Описание комбинации появится в текстовом поле Новое сочетание клавиш.

  7. Если ваша комбинация клавиш еще не назначена никакой команде, то под текстовым полем Новое сочетание клавиш появится сообщение Текущее назначение: [(нет)]. Если же эта комбинация уже используется. Word выведет символ, имя макроса или команды, которому соответствует эта комбинация.

  8. Если комбинация клавиш не назначена, щелкните на кнопке Назначить. Если она уже назначена, нажмите клавишу <Backspace> для удаления записи из текстового поля и вернитесь на п. 6 для ввода другой комбинации.

  9. Присвоив символу комбинацию клавиш, щелкните на кнопке Закрыть для возвращения в диалоговое окно Символ. В этом окне щелкните на кнопке Закрыть, чтобы вернуться к своему документу.

*) Комбинация клавиш — это сочетания обычных клавиш; их можно создавать по примерам, описанным ниже (здесь клавиша обозначает клавишу-букву, клавишу-цифру, функциональную клавишу или клавишу пробела).



Клавиша>

<Сtrl+ Клавиша>

Клавиша>

<Аlt+ Ctrl+ Клавиша>

Shift+ Клавиша>

Shift+ Клавиша>

<Ctrl+ Shift+ Alt+ Клавиша>
Назначение некоторых специальных символов

Некоторые специальные символы, предлагаемые Word, возможно, незнакомы вам, но они будут полезны при создании некоторых документов. Ниже дается их краткое описание.



  • Короткое тире — как правило, используется в различных комбинациях цифр и/или букв, например: упражнение 1—А.

  • Длинное тире. Оно чуть длиннее короткого и применяется для различных целей, например для отделения прямой речи от слов автора.

  • Короткий пробел. Пробел чуть длиннее стандартного.

  • Длинный пробел. Чуть длиннее короткого.

  • Неразрывный пробел. Пробел, который не разрывается в конце строки. Слова, разделенные неразрывным пробелом, всегда останутся на одной строке.

  • Неразрывный дефис. Похож на неразрывный пробел тем, что два слова, между которыми стоит неразрывный дефис, всегда будут находиться на одной строке.

  • Мягкий перенос. Появляется на экране только тогда, когда слово переходит на правое поле документа и его нужно перенести на следующую строку.



Проверка документа
Проверка правописания

Проверка орфографии — это средство Word, позволяющее проверить и исправить написание слов в документе. Word сравнивает слова в вашем документе в соответствии со словарем, причем неизвестные слова отмечаются. После этого вы можете пропустить слово, откорректировать его или занести в словарь.

Для того чтобы проверить правописание части документа, выделите этот текст. В противном случае. Word станет проверять весь документ, начиная с позиции, на которой установлен курсор. Если вы хотите проверить документ с самого начала, переместите курсор в начало документа, нажав клавиши <Ctrl+ Home>. Затем сделайте следующее:


  1. Выберите команду Сервис Правописание или нажмите клавишу <F7>, или щелкните на кнопке Правописание на стандартной панели инструментов. Появится диалоговое окно Правописание. Если вы хотите проверить только правописание, снимите флажок Грамматика. Если вы так сделаете, то будет запущена только проверка правописания. Если не сделаете — Word будет отмечать слова с грамматическими ошибками; о том, как их исправить, вы узнаете ниже.

  2. Если в тексте находится слово, которого нет в словаре, оно появится в области окна Нет в словаре. Возможные варианты замены выделенного слоова появятся в списке Варианты. (Если вариантов нет — эта область окна пуста.)

    • Для того чтобы исправить слово вручную, отредактируйте его в области окна Нет в словаре и щелкните на кнопке Заменить.

    • Для замены выделенного слова одним из вариантов выделите слово-замену в списке Варианты и щелкните на кнопке Заменить.

    • Для замены всех вхождений слова на вариант, исправленный вручную или выбранный из предложенного списка, щелкните на кнопке Заменить все.

    • Если вы хотите пропустить это слово, щелкните на кнопке Пропустить.

    • Если вы хотите игнорировать все вхождения этого слова, щелкните на кнопке Пропустить все.

    • Чтобы добавить выделенное слово в словарь, щелкните на кнопке Добавить.

  3. Если нужно, повторите описанные выше действия. Когда весь документ будет проверен. Word выведет сообщение об этом. Если же вы хотите прервать проверку, щелкните на кнопке Отмена.


Проверка правописания

Word проверит грамматику в вашем документе, отмечая возможные ошибки, чтобы вы смогли их исправить. Для того чтобы осуществить проверку грамматики выполните следующее:



  1. Выберите команду Сервис Правописание или щелкните на кнопке Правописание на стандартной панели инструментов. Появится диалоговое окно Правописание. Убедитесь, что флажок Грамматика установлен.

  2. Когда Word находит в тексте слово или предложение с возможной грамматической ошибкой, это слово или фраза выделяется зеленым цветом и вместе с окружающим текстом появляется в диалоговом окне с описанием возможной ошибки. Варианты замены, если они есть, появляются в поле Варианты.

    • Для того чтобы исправить текст вручную, отредактируйте его в диалоговом окне и щелкните на кнопке Заменить.

    • Для замены текста одним из вариантов выберите нужный в списке Варианты и щелкните на кнопке Заменить.

    • Для того чтобы пропустить это вхождение слова или фразы, щелкните на кнопке Пропустить.

    • Если вы хотите проигнорировать все вхождения этого слова или предложения, щелкните на кнопке Пропустить все.

  3. В случае необходимости повторите предыдущие шаги. Когда Word проверит весь документ, он выведет сообщение об этом. Если вы захотите прервать проверку грамматики, щелкните на кнопке Отмена.


Проверка правописания и грамматики при вводе текста

Кроме проверки правописания и грамматики во всем документе, Word может проверять текст документа по мере набора. При этом слова, не найденные в словаре, будут подчеркнуты красной волнистой линией, а предполагаемые грамматические ошибки — зеленой волнистой линией. Вы сможете устранять ошибки немедленно или набрав текст всего документа. Для того чтобы установить/убрать автоматическую проверку правописания и грамматики, выполните следующее:



  1. Выберите команду Сервис Параметры, чтобы открыть диалоговое окно Параметры.

  2. В этом диалоговом окне щелкните на вкладке Правописание.

  3. Установите или снимите флажок Автоматически проверять орфографию и автоматически проверять грамматику.

  4. Щелкните на кнопке ОК.

Для работы со словом, выделенным при автоматической проверке орфографии или грамматики, щелкните на нем правой кнопкой мыши. Рядом с ним появится всплывающее меню с вариантами замены выделенного слова (если они есть) и несколькими командами. Для исправления орфографической ошибки вы можете выбрать следующее:



    • Заменить слово одним из вариантов, щелкнув на слове-замене.

    • Пропустить все вхождения этого слова в документ, щелкнув на Пропустить все.

    • Добавить слово в словарь, щелкнув на Добавить.

    • Добавить неправильное слово в список элементов автозамены, выбрав Автозамена, а затем указав слово, которым нужно заменить ошибочное.

    • Запустить обычную проверку орфографии, щелкнув на Правописание.

Щелкнув правой кнопкой мыши на грамматической ошибке, вы можете сделать следующее.



  • Выбрать вариант замены для вставки в документ.

  • Выбрать Пропустить предложение, чтобы проигнорировать возможную ошибку.

  • Выбрать Грамматика для запуска обычной проверки грамматики.


Использование тезауруса

Тезаурус помогает находить синонимы, или слова, имеющие близкий смысл, и антонимы. Использование тезауруса поможет избежать повторения (и обогатит ваш лексикон).


Для применения тезауруса выполните следующее.

  1. Поместите курсор на интересующем вас слове в документе.

  2. Нажмите <Shift+ F7> или выберите Сервис Язык Тезаурус.

  3. Появится диалоговое окно Тезаурус. В нем есть несколько полей.

    • В поле Поиск показано интересующее слово.

    • В поле Значения выводится список значений данного слова. Если слово не найдено, Word отображает в алфавитном порядке список слов, похожих по значению.

    • Если тезаурус найдет одно или несколько значений слова, в диалоговом окне появится список Замена синонимом, показывающий синонимы для выделенного в данный момент значения слова. Если значения не найдены, в диалоговом окне появится список Заменить на.

  4. Пока открыто диалоговое окно Тезаурус, можете сделать следующее.

  • Найти синонимы для выделенного слова в списке Заменить синонимом или в списке Заменить на (в зависимости от того, какой из списков есть в окне), щелкнув на кнопке Поиск.

  • Найти синонимы для слова в списке Значения, выделив слово и щелкнув на кнопке Поиск.

  • Для некоторых слов тезаурус выводит слово (антонимы) в списке Значения. Для просмотра антонимов выделенного слова щелкните вначале на слове (антонимы), а затем на кнопке Поиск.

  1. Для замены слова в документе выделенным словом из списка Заменить синонимом или Заменить на щелкните на кнопке Заменить.

  2. Для того чтобы закрыть диалоговое окно Тезаурус, не внося никаких изменений в документ, щелкните на кнопке Отмена.



<< предыдущая страница   следующая страница >>