Руководство по работе с microsoft word - korshu.ru o_O
Главная
Поиск по ключевым словам:
Похожие работы
Руководство по работе с microsoft word - страница №1/5

РУКОВОДСТВО ПО РАБОТЕ С MICROSOFT WORD
Введение
С помощью Word можно создать любой документ — будь то простая служебная записка, Web-страница или 500-страничный отчет, причем вы получите удовольствие в процессе работы! Word удивительно легок в использовании, но ни одна программа с такими возможностями не обходится без некоторых сложностей. Эта книга предназначена прежде всего для тех, кто еще не работал с Word. В этой книге нет "воды" — она наполнена понятной, краткой информацией, которая вам действительно понадобится. Мы не ставили целью подробно рассказать о всех возможностях программы, — эта книга сосредоточена на главных ее особенностях. Наша задача — быстро и просто научить вас работать в Word.

Начало работы с Word
Запуск Word в Windows

  • Для запуска Word в Windows выполните следующие действия:

  1. Щелкните на кнопке Пуск

  2. В появившемся меню выберите пункт Программы

  3. В следующем меню щелкните на Microsoft Word

  • Другой способ запустить Word

открыть меню и щелкнуть на пункте Создать документ Microsoft Office. Или же, если панель инструментов Microsoft Office высвечивается на экране вашего дисплея, щелкните на кнопке Создать документ. Появится окно Создать документ Office. В этом окне щелкните на кнопке Общие и затем дважды щелкните на пиктограмме

Новый документ
Изучение окна Word

Открыв Word, вы увидите окно пустого документа, в которое можно вводить текст (см. рис.1). Однако, перед тем как это делать, нужно кое-что знать о различных элементах окна Word.



  • Рабочая область. Здесь отображается документ, в который можно вводить текст и редактировать его.

  • Строка меню. В этой строке выведены названия меню, которые предоставляют доступ к их командам.

  • Панели инструментов. Маленькие кнопки на панели инструментов позволяют выбрать часто встречающиеся команды с помощью щелчка мышью.

  • Строка состояния. Здесь Word показывает информацию о документе и состояние переключателей

  • Полосы прокрутки. Можно щелкать мышью на полосе прокрутки для перемещения по документу

  • Кнопки управления окном. Маленькие кнопки позволяют свернуть (минимизировать), чтобы временно свернуть окно Word (чтобы восстановить окно Word щелкните на кнопке Microsoft Word на панели задач внизу экрана); свернуть в окно или развернуть на весь экран (Word занимает весь экран или определенную его часть); закрыть окно Word (выйти из программы).


Использование меню и панелей инструментов

При работе с Word вы будете использовать команды, которые сообщают Word, что именно нужно сделать. Команды Word вы найдете в меню, а большинство из них можно вызвать с помощью панелей инструментов. Выбор способа доступа зависит только от вас. Для того чтобы выбрать команду меню, поступайте так.



    1. Откройте меню, щелкнув на его названии в строке меню ЛКМ (левую кнопку мыши). Также вы можете открыть меню, нажав клавишу и затем клавишу с подчеркнутой буквой в названии меню. Например, нажмите +<Ф> (удерживайте и нажимайте <Ф>), чтобы открыть меню файл.

    2. В открытом меню щелкните на нужном названии команды или нажмите клавишу, соответствующую букве, подчеркнутой в названии команды.


Рис. 1 – Окно Microsoft Word

Программа Word имеет следующие меню:

Файл

Правка

Вид

Вставка

Формат

Сервис

Таблица

Окно

Справка

На рисунке 2 показаны открытые меню



  • Если для команды меню предусмотрена соответствующая кнопка панели инструментов, она выводится рядом с командой.

  • Многоточие показывает, что при выборе этой команды меню появляется диалоговое окно.

  • Стрелка подменю показывает, что при выборе этой команды появляется другое меню (оно называется подменю).

  • Комбинация клавиш указывает клавиши, с помощью которых можно вызвать команду меню, используя клавиатуру.


*) Вы можете использовать комбинацию клавиш, чтобы выполнить некоторые команды, не используя меню вообще. Эти клавиши записываются в меню справа от соответствующей команды. На рис. 2 вы можете видеть, что комбинация клавиш для команды Открыть — это +<О>. Это означает, что нажатие +<О> (нужно нажать и удерживать клавишу <Ctrl>, затем нажать клавишу <О>, потом отпустить обе клавиши) даст тот же эффект, что и выбор команды Файл Открыть.

При использовании панелей инструментов вы просто щелкаете мышью (ЛКМ) на нужной кнопке. На каждой кнопке есть картинка, которая поможет вам понять функцию кнопки. Можно вывести название этой функции, установив указатель мыши на кнопке и подождав несколько секунд. Word выведет описание функции рядом с кнопкой.




Рис. 2 – Открытые меню Файл и меню Правка


Работа с диалоговыми окнами

Многие команды Word используют диалоговые окна. Word использует эти окна для получения дополнительной информации, необходимой для выполнения команды. Все диалоговые окна различны, но в каждом из них есть одни и те же основные элементы.

В диалоговом окне, нажимая клавишу <Таb>, можно переходить от поля к полю; нажимая <Shift>+<Tab>, вы можете передвигаться по полям окна в обратном направлении. Вы можете щелкнуть в выбранном поле или нажать <Alt> одновременно с клавишей подчеркнутой буквы в названии поля. Когда в диалоговом окне вы выберете все, что нужно, нажмите <Enter> или щелкните на кнопке ОК, чтобы Word принял ваш выбор и выполнил команду. Щелкните на кнопке Отмена или нажмите клавишу <Esc>, чтобы закрыть диалоговое окно без выполнения команды.
Ввод текста и перемещение по документу

Word выводит мерцающую вертикальную линию в рабочей области своего окна Это курсор, или точка ввода, показывающая то место в документе, куда будет введен текст и где можно вносить редакторскую правку. Для ввода текста используйте клавиатуру. Не нужно нажимать клавишу <Enter> в конце строки — Word автоматически перейдет на новую строку, когда вы достигнете правого поля. Нажимайте <Enter> только тогда, когда хотите начать новый абзац


Если вы сделали ошибку, есть возможность исправить ее

• Нажмите клавишу < Backspace >, чтобы удалить символы слева от курсора

• Нажмите клавишу < Delete >, чтобы удалить символы справа от курсора

Вы можете передвигать курсор, чтобы добавлять и редактировать текст в любой части документа


Способы перемещения курсора

  • Переместить курсор в любое место документа (его видимой части) – для этого надо щелкнуть ЛКМ (левой кнопкой мыши) в нужном месте документа.

  • Переместить курсор на одну позицию – для этого нажать клавишу со стрелкой, направленной вправо или влево .

  • Переместить курсора на одну строку вверх или вниз – для этого нажмите клавишу со стрелкой, направленной вверх или вниз .

  • Переместить курсора в начало или конец строки – для этого нажмите клавишу <Home> или <End>.

  • Переместить курсора в начало или конец документа – для этого удерживая нажатой клавишу <Ctrl>, нажмите <Ноmе> или <End>.


Выход из программы

Закончив работу в Word, вы можете несколькими способами закрыть эту программу. Все они дают один и тот же результат.



  • Выберите команду Файл Выход.

  • Нажмите <Alt> + <F4>.

  • Щелкните на кнопке в строке заголовка окна программы.

Если ваш документ не сохранен, Word предложит сохранить его, прежде чем выйти из программы. Если вы не собираетесь сохранять его, достаточно выбрать кнопку Отмена.



Создание нового документа
Использование шаблонов документа

Для эффективной работы с Word вы должны понимать, что каждый документ основывается на шаблоне, который является моделью документа. Некоторые шаблоны не содержат текста, предоставляя вам пустой документ с некоторыми заданными параметрами форматирования, в который вы должны вводить текст. Другие шаблоны содержат текст и/или некоторые параметры форматирования. К примеру, если вы пишете много деловых писем, можете использовать шаблон, содержащий дату, ваш обратный адрес и приветствие. При создании нового документа, основанного на этом шаблоне, все эти элементы автоматически войдут в него, и все, что вам нужно, — добавить остальные части письма. Если шаблон содержит заданные параметры форматирования, то все документы, основанные на нем, будут иметь унифицированный вид (например, один и тот же шрифт и размеры полей страницы).

В Word есть много заранее созданных шаблонов, готовых к использованию. Эти шаблоны соответствуют многим видам документов, таким как факс-страницы, служебные записки, деловые письма и Web-страницы. Вы можете создавать свои собственные шаблоны.
Создание нового документа

Многие документы, которые вы создадите, будут базироваться на шаблоне Normal, создающем пустой документ. Как вы уже знаете, при запуске Word на экране автоматически появляется новый документ, с которым можно работать. Если Word уже запущен, можно создать новый документ, щелкнув на кнопке создать панели инструментов.


Чтобы создать документ, основанный на другом шаблоне, сделайте следующее.

  1. Выберите команду Файл Создать. Появится диалоговое окно <Создание документа>.

  2. Корешки вкладок в верхней части окна обозначают различные категории шаблонов. Щелкните на нужном корешке, соответствующем определенной категории документа, который вы хотите создать.

  3. Щелкните на пиктограмме, которая соответствует желаемому шаблону. Если возможен просмотр общего вида шаблона, то он появится в области просмотра.

  4. Щелкните на кнопке ОК. Word создаст документ, который можно редактировать.

Когда вы создаете документ, основанный на шаблоне, текст и формат шаблона будут отображены в новом документе. В тексте шаблона нет ничего особенного — вы можете редактировать его точно так же, как любой другой.


Некоторые шаблоны содержат текст, который нужно удалить. Например, в шаблоне резюме введены имя и биография вымышленного лица, которые вы должны удалить и поместить свою информацию. Например, в документе может быть написано (Введите свое имя), просто выполняйте инструкции, находящиеся в скобках
Использование мастеров

В Word есть шаблоны специального вида, называемые мастерами. Если стандартный шаблон — это статичная комбинация текста и параметров форматирования, то мастер — это активный инструмент, задающий вам вопросы о документе, который вы хотите создать, и создающий документ на основании ваших ответов При создании нового документа вы распознаете мастера в диалоговом окне Создать по названию и маленькой "волшебной палочке" на его пиктограмме. Каждый мастер уникален, но все они выполняют одни и те же основные процедуры. Мастер выполняет некоторое количество шагов, на каждом из которых у вас запрашивается дополнительная информация о документе, который вы хотите создать.


Чтобы создать документ с помощью мастера, сделайте следующее:

  1. Выберите команду Файл Создать для открытия диалогового окна <Создание документа>.

  2. Щелкните на корешке вкладки, соответствующей категории того документа, который вы создаете. Однако не все они содержат мастеров.

  3. Щелкните на пиктограмме нужного вам мастера, а затем на кнопке ОК.

  4. В диалоговом окне мастера введите информацию, необходимую для создания вашего документа, потом щелкните на кнопке Далее.

  5. Повторите п.4 для каждого шага мастера. Если необходимо, щелкните на кнопке Назад один или несколько раз, чтобы вернуться к одному из предыдущих шагов для внесения изменений.

  6. На последнем шаге мастера щелкните на кнопке Готово, тем самым закрыв мастер и создав документ.



Основы редактирования
Ввод текста

При создании нового документа Word, основанного на шаблоне Normal, вы видите пустую рабочую область, которая содержит только два элемента:



  • Мерцающая вертикальная линия — курсор, или точка ввода, которая отмечает место в документе, где появится набранный вами текст и где можно осуществлять редактирование.

  • Горизонтальная линия — это отметка конца документа.

В новом пустом документе эти два маркера находятся в одном и том же месте. Чтобы ввести текст, просто набирайте его на клавиатуре. По мере набора текст будет появляться, и точка ввода будет двигаться вправо. Если строка текста достигнет правого края окна, Word автоматически начнет новую строку, т е выполнит перенос слов. Не нажимайте <Enter> до тех пор, пока не захотите начать новый абзац. Если вы наберете больше строк, чем помещается в окне. Word прокрутит ранее введенный текст вверх, чтобы оставить курсор в поле зрения.


Абзацы в Word

Понятие абзаца важно для Word, потому что в этом текстовом процессоре есть средства форматирования абзацев. В Word вы заканчиваете один абзац и начинаете новый, нажимая клавишу <Enter>. Word вставляет новую строку и переносит курсор в ее начало.

Вид текста на экране изменится, если вывести специальные символы конца абзаца Эти символы обычно невидимы, но если щелкнуть на кнопке Непечатаемые символы стандартной панели инструментов, они будут отображаться. Щелкните на этой кнопке еще раз, чтобы скрыть символы конца абзаца. Эта кнопка очень полезна, когда вам нужно видеть, где точно начинается и заканчивается абзац в вашем документе.
Для слияния двух абзацев в один сделайте следующее:


  1. Установите курсор в начало первой строки второго абзаца.

  2. Нажмите клавишу < Backspace > для удаления символа конца абзаца


Передвижение по документу

При работе с документом вы часто будете передвигать курсор для просмотра или изменения разных его частей. В большинстве случаев для этого можно пользоваться клавиатурой (см. таблицу).


Таблица - Передвижение курсора с помощью клавиатуры


Куда передвинуть курсор

Какие клавиши нужно нажать

Влево или вправо на один символ

 или .

Влево или вправо на одно слово

<Ctrl+ или <Ctrl+ .

Вверх или вниз на одну строку

 или .

В начало или в конец строки

<Home> или <End>

Вверх или вниз на высоту рабочей области окна

<Раgе Up> или <Раgе Down>

В начало или в конец страницы

<Ctrl+ PageUp> или <Crtl+ Page Down>

В начало или в конец документа

<Ctrl+ Home> или <Ctrl+ End>

Можно передвигать курсор и с помощью мыши. Если желаемое местоположение курсора находится в поле зрения на экране, просто щелкните мышью в нужном месте. Если же его не видно, прокрутите документ, чтобы найти нужное место, и щелкните там мышью.


Таблица - Прокрутка документа с помощью мыши

Куда прокрутить документ

Как это сделать

Вверх или вниз на одну строку

Щелкните на кнопке со стрелкой, направленной вверх или вниз, на вертикальной полосе прокрутки

Вверх или вниз на один экран


Щелкните на вертикальной полосе прокрутки между бегунком и кнопкой со стрелкой, направленной вверх

или вниз



Вверх или вниз на любое расстояние

Тяните бегунок вертикальной полосы прокрутки вверх или вниз

Вверх или вниз на одну страницу

Щелкните на кнопке Предыдущая страница или Следующая страница на вертикальной полосе прокрутки



*) Нужно отметить, что прокрутка с помощью мыши не передвигает курсор. Он остается на месте, в то время как на экране представляется другая часть документа. Щелкните в новом месте, чтобы переместить туда курсор.
Выделение текста

Многие задачи, которые вы будете выполнять в Word, потребуют вначале выделить текст, который вы будете изменять. Например, чтобы подчеркнуть предложение, нужно его выделить, а затем щелкнуть на кнопке Подчеркнутый. Выделенный текст появится на экране в инверсном виде.


Текст можно выделить с помощью мыши или с помощью клавиатуры. При работе с мышью используйте полосу выделения — неотмеченный столбец в левом поле документа. Когда указатель мыши располагается в полосе выделения, он меняет I-образную форму на стрелку, направленную вверх и вправо.
Таблица - Способы выделения текста

Что нужно выделить

Как это сделать

С помощью мыши

Любой текст

Установите указатель мыши в начало текста, нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее, тяните указатель по тексту до конца блока

Одно слово

Дважды щелкните на слове

Одно предложение

Нажмите клавишу <Ctrl> и, удерживая ее, щелкните где-нибудь на предложении

Одну строку

Щелкните в полосе выделения рядом со строкой

Несколько строк

Нажав левую кнопку мыши, тяните указатель в полосе выделения вдоль строк, которые нужно выделить

Один абзац

Дважды щелкните в полосе выделения рядом с абзацем

Весь документ

Нажав и удерживая клавишу , щелкните где-нибудь в полосе выделения




Что нужно выделить

Как это сделать

С помощью клавиатуры

Любой текстовый блок

Установите курсор в начало текстового блока, нажмите и удерживайте клавишу , передвигая курсор к концу нужного фрагмента, используя клавиши передвижения, описанные ранее

Весь документ

Нажмите



*) Для отмены выделения щелкните где-нибудь на экране передвиньте курсор с помощью клавиатуры.
Когда вы выделяем текст, перетаскивая указатель мыши. Word по умолчанию выделяет целые слова. Если же вам нужно выделить слова частично, сделайте следующее:

  1. Откройте Сервис Параметры, чтобы появилось диалоговое окно Параметры.

  2. Щелкните на корешке вкладки Правка.

  3. Установите (или снимите) флажок опции Автоматически выделять слова.

  4. Щелкните на кнопке ОК.


Удаление, копирование и вырезание текста

Вы уже знаете, как пользоваться клавишами <Delete> и <Backspace> для удаления отдельных символов. Можно удалить гораздо большую часть текста, переносить и копировать текст с одного места документа в другое.


Для того чтобы удалить часть текста, сначала выделите ее.

  • Если нужно просто удалить текст — нажмите клавишу <Delete> или <Backspace>.

  • Если удалив текст, нужно заменить его другим, — наберите новый текст.

Для того чтобы переместить или скопировать текст, сначала выделите его.



    1. Чтобы скопировать текст, выберите команду Правка Копировать или щелкните на кнопке Копировать стандартной панели инструментов, или нажмите <Ctrl+ C>.

    2. Чтобы переместить текст, выберите команду Правка Вырезать, щелкните на кнопке Вырезать стандартной панели инструментов или нажмите <Ctrl+ X>.

    3. Установите курсор в то место документа, куда вы хотите переместить или скопировать текст.

    4. Выберите команду Правка Вставить, щелкните на кнопке Вставить стандартной панели инструментов или нажмите <Ctrl+ V>.

Для перемещения и копирования текста можно использовать мышь. Этот метод удобнее для текстовых блоков небольших объемов, причем тогда, когда старое и новое местоположения текста видны на экране. Это делается так:



  1. Выделите текст

  2. Установите указатель мыши на этот текст Форма указателя поменяется с I-образного на стрелку

  3. Для копирования текста нажмите и удерживайте клавишу <Ctrl>. Для перемещения текста этого делать не нужно

  4. Перетащите указатель в новое местоположение, после этого текстовый курсор покажет новое положение текста.

  5. Отпустите кнопку мыши и. если вы копировали, клавишу <CtrI>


Сохранение и открытие документов
Сохранение нового документа

Когда вы создаете документ в Word, по умолчанию он временно сохраняется в памяти компьютера под именем Документ n, где п — порядковый номер, начиная с 1. Этот документ "сохраняется" в памяти до тех пор, пока вы не выйдете из программы или не выключите компьютер. Для того чтобы сохранить документ навсегда, так, чтобы можно было найти его потом, следует присвоить ему имя и сохранить на диске:



  1. Выберите команду Файл Сохранить или щелкните на кнопке Сохранить стандартной панели инструментов, или нажмите <Ctrl+ S>. Появится диалоговое окно Сохранение документа.

  2. В текстовом поле Имя файла введите имя, которое вы хотите присвоить своему документу. Имя может иметь до 256 символов и описывать содержание документа.

  3. Если вы хотите сохранить документ в другой папке или на другом диске, выберите их из раскрывающегося списка Папка.

  4. Щелкните на кнопке Сохранить. Документ будет сохранен на диске, и имя, которое вы ему присвоили, появится в строке заголовка окна Word.


Сохранение документа в процессе работы

После того как вы дали имя документу и сохранили его, все равно нужно периодически его сохранять, чтобы минимизировать потерю данных в случае отключения электроэнергии или возникновения других проблем с системой. После того как вы назвали документ, его легко можно сохранить под тем же именем и в той же папке одним из следующих способов.



  • Выберите команду Файл Сохранить.

  • Щелкните на кнопке Сохранить стандартной панели инструментов.

  • Нажмите <Ctrl+ S>.

Word автоматически использует текущее имя документа, поэтому диалоговое окно не появляется.

Изменение имени документа

После присвоения имени документу вам может понадобится переименовать его. Например, вы хотите оставить старую версию документа под его собственным именем и сохранить измененную версию под новым именем. Для изменения имени документа сделайте следующее.



  1. Выберите команду Файл Сохранить как. Появится диалоговое окно, в котором в поле Имя файла будет представлено текущее имя документа.

  2. В поле Имя файла замените имя файла на новое.

  3. При необходимости выберите другую папку в списке Папка, чтобы сохранить свой документ в другом каталоге.

  4. Щелкните на кнопке Сохранить — Word сохранит ваш документ под новым именем.


Использование свойств документа

Каждый документ Word имеет ряд свойств, которые его описывают. Некоторые из них содержат информацию, введенную вами, в то время как другие — информацию, автоматически созданную Word. Для того чтобы ввести или просмотреть свойства документа, выполните следующее:

Выберите команду Файл Свойства для открытия диалогового окна Свойства.

Здесь приведены свойства документа, которые вы будете использовать наиболее часто.



  • Название. Введите название документа. Это не то же самое, что имя документа.

  • Тема. Введите предложение, которое описывает тему документа.

  • Автор. Word автоматически заполнит это поле именем пользователя, которое вы введете при установке программы. Вы можете изменить его при необходимости.

  • Учреждение. Название вашего учреждения. Вводится автоматически, на основе информации, полученной от вас при инсталляции Windows.

  • Группа. Введите слово или предложение, которое опишет тип документа.

  • Ключевые слова. Введите одно или несколько слов, относящихся к содержанию документа.

  • Заметки. Введите любую дополнительную информацию, которую вы хотите сохранить с документом.

Word автоматически создает статистику по каждому документу: количество слов, содержащихся в нем, дату и время его создания. Чтобы просмотреть статистику по документу, выберите команду Файл Свойства, а затем щелкните на корешке Статистика.
Открытие документа

Вы можете открыть любой документ, созданный в Word, для работы с ним. Кроме того, можно открывать документы, созданные с помощью других программ, таких как WordPerfect. Чтобы сделать это, выберите команду Файл Открыть или щелкните на кнопке Открыть стандартной панели инструментов. Появится диалоговое окно Открытие документа.

Список файлов показывает все документы Word и подкаталоги в текущей папке. Рядом с именами документов находятся маленькие пиктограммы с изображением страницы, а рядом с подкаталогами — с изображением папок. В поле Папка высвечивается имя текущей папки. В диалоговом окне вы можете сделать следующее.


  • Открыть файл, щелкнув на его имени в списке файлов или набрав его имя в поле Имя файла, а затем нажав клавишу <Enter> или щелкнув на кнопке Открыть. Можно просто дважды щелкнуть на имени файла.

  • Просмотреть содержимое файла, щелкнув на его имени, а затем — на кнопке Просмотр. Щелкнув на кнопке Просмотр еще раз, вы отмените просмотр.

  • Найти файлы, не являющиеся документами Word. Для этого из раскрывающегося списка Тип файлов выберите нужный тип файла.

  • Перейти к папке на один уровень выше, щелкнув на кнопке Переход на один уровень вверх.

  • Перейти в любую папку, дважды щелкнув на ее имени в списке папок.

  • Из раскрывающегося списка поля Папка выбрать нужную папку.

Если нужно быстро открыть документ, с которым вы недавно работали, обратитесь к списку недавно использовавшихся файлов Word вместо диалогового окна Открыть. Для просмотра этого списка откройте меню Файл, — список находится в конце меню, прямо над командой Выход. Чтобы открыть файл из списка, выберите соответствующий ему номер или имя файла. В списке находятся файлы, которые вы сохранили совсем недавно. Если вы только что установили Word, конечно, список будет пустым. Если вы сохраняли файлы, но список не высвечивается, — читайте следующий абзац.

Вы можете задавать количество файлов в этом списке и появление списка вообще. Выберите команду Сервис Параметры — появится диалоговое окно Параметры. Щелкните на корешке Общие, а затем установите флажок опции Помнить список из... файлов, чтобы включить/выключить вывод списка на экран. Для изменения количества файлов, включаемых в список, введите их число в поле Помнить список из... файлов или щелкните на кнопке со стрелкой, указывающей вверх/вниз, чтобы изменить заданное количество. Щелкните на кнопке ОК, когда закончите.

Использование справочной системы
Различные виды помощи

Word предлагает несколько видов помощи, которые можно разделить на три категории.



  • Помощник по Office, который дает советы в процессе работы и отвечает на ваши вопросы.

  • Окно справочной системы, в котором есть содержание, предметный указатель и средства поиска нужной вам информации.

  • Средство Что это такое? предоставляет информацию о любом значке на экране с помощью простого щелчка мыши на нем.


Общение с помощником по Office

Вы, наверное, уже встречали помощника по Office — это Скрепыш, который неожиданно возникает на экране, чтобы дать вам совет. Помощник по Office — это очень мощная справочная система, которая находится в курсе того, что вы делаете, и может высказать некоторые очень умные предположения по поводу того, какая информация вам нужна.


Включение и выключение помощника по Office

По умолчанию помощник по Office включен и находится поверх всех документов, с которыми вы работаете. Вы можете выключить помощник по Office.

Чтобы снова запустить помощник по Office, выбрав пункт Справка по Microsoft Word.

Если вы закрыли окно помощника, можете открыть его снова, щелкнув на кнопке Помощник стандартной панели инструментов или нажав клавишу <F1>, или щелкнув на вопросительном знаке в строке меню и затем на строке Справка по Microsoft Word.


Использование окна справочной системы

Когда вы щелкаете на вопросительном знаке в строке меню и потом — на строке Вызов справки, появляется окно справочной системы Microsoft Word. В этом окне находятся три корешка вкладки, которые соответствуют различным методам поиска нужной вам информации. Они описаны в следующем разделе.


Оглавление справочной системы

При выборе вкладки Содержание, выводится оглавление справочной информации. На верхнем уровне справочной системы находится ряд книг, которые можно узнать по пиктограмме в виде книги, расположенной рядом с названием. Каждая книга может содержать как дополнительные книги, так и отдельные разделы справочной информации. Раздел по определенной теме можно определить по пиктограмме в виде страницы с вопросительным знаком.

Выбрав корешок Содержание, вы можете выполнить следующее.


  • Открыть книгу для просмотра ее содержимого, дважды щелкнув на ее названии. Рядом с открытой книгой находится пиктограмма, изображающая открытую книгу.

  • Закрыть книгу, т. е. убрать с экрана ее содержимое, дважды щелкнув на названии книги.

  • Открыть раздел по определенной теме, дважды щелкнув на ее названии.

  • Распечатать раздел, выбрав его и щелкнув на кнопке Печать.

  • Закрыть окно справочной системы Microsoft Word, щелкнув на кнопке Отмена или на кнопке Закрыть в строке заголовка.


Предметный указатель справочной системы

Вкладка Предметный указатель в окне справочной системы обеспечивает доступ к справочной информации по определенным ключевым словам. Предметный указатель предлагает иерархически упорядоченный список всевозможных слов и словосочетаний в алфавитном порядке. Вы можете прокрутить список для выбора нужной темы или набрать ключевое слово в текстовом поле ввода, и список прокрутится автоматически, остановившись на первой подходящей теме. Когда вы найдете нужную тему, дважды щелкните мышкой на ее названии или выберите ее и щелкните на кнопке Вывести. Справочная информация появится в отдельном окне. О том, как с ней работать, вы узнаете из следующего раздела.


Просмотр темы справки

Все окна со справками по определенной теме содержат разную информацию, но организованы по одному принципу. Есть два основных типа справочных окон. Первый, как вы увидите, — наиболее распространенный, содержит текст. В таком окне можно выполнять следующие действия.



  • Щелкнуть на подчеркнутом слове, чтобы узнать его значение.

  • Щелкнуть на кнопке Демонстрация, чтобы получить дополнительную информацию по выполнению указанной задачи.

  • Щелкнуть на кнопке Назад, чтобы вернуться к ранее просмотренной справочной информации (если такая есть).

  • Щелкнуть на кнопке Разделы, чтобы вернуться к первоначальному окну справочной системы.

  • Щелкнуть на кнопке Параметры, затем выбрать Печать раздела, чтобы распечатать текущую тему.

  • Нажать <Esc> или щелкнуть на кнопке Закрыть в правом верхнем углу окна справочной системы, чтобы закрыть его и вернуться к своему документу.

Другой вид справки основан на графическом представлении документа, содержащего метки, указывающие на соответствующие темы в справочной системе. Для просмотра определенной темы щелкните на соответствующей метке.



Использование вкладки Поиск

Вкладка Поиск, расположенная в окне справочной системы, позволяет в диалоговом режиме найти информацию по интересующей теме. Здесь вы не ограничены названиями разделов справочной системы и можете найти любое слово, используемое в справочной системе. Обычно вы будете применять вкладку Поиск, если не сможете определить местонахождение нужной информации, используя корешки Содержание и Предметный указатель.


Вкладкой Поиск следует пользоваться так.

  1. Наберите слово или предложение, которое вы хотите найти, в текстовом поле Введите искомое слово или слова.

  2. Word автоматически выведет совпадающие слова в окне 2, расположенном под искомым словом. Вначале все эти слова выделены. Для того чтобы сузить поиск, выберите наиболее подходящие слова, щелкая на них. Выбирая два и более слов из списка, удерживайте нажатой клавишу <Shift>.

  3. В окне выберите нужную тему и щелкните на кнопке Вывести, чтобы прочитать информацию, которая удовлетворяет вашим условиям поиска.


Использование средства помощи Что это такое?

Средство справочной системы Word Что это такое? позволит получить информацию об элементах окна Word. Существует два способа запустить это средство.



  • Если диалоговое окно открыто, щелкните на вопросительном знаке в строке заголовка.

  • Если диалоговое окно закрыто, нажмите клавиши <Shift+ Fl> или щелкните на кнопке Справка на стандартной панели инструментов.

В любом случае после этих действий указатель мыши примет вид стрелки с вопросительным знаком. Щелкните на интересующем элементе интерфейса, чтобы появилось окно со сведениями о выбранном элементе.

следующая страница >>