Окно программы Excel - korshu.ru o_O
Главная
Поиск по ключевым словам:
страница 1страница 2
Похожие работы
Окно программы Excel - страница №2/2


Пример 2. Построим таблицу для расчета расходов на содержание парка автомобилей за месяц. Целью является определение полных затрат на одно транспортное средство. В приведенной ниже таблице общие затраты получаются в результате суммирования фиксированных расходов, других расходов и произведения пройденного расстояния в километрах на затраты на 1 км пробега.

Как и в предыдущем примере вначале пишем заголовок таблицы и заголовки строк и столбцов. При написании заголовков столбцов в окне Формат ячеек на вкладке Выравнивание устанавливаем опцию: переносить по словам.

Затем заполняем таблицу исходными числовыми данными и вводим расчетные формулы. При вводе формул следует соблюдать правила:


  • Должна быть активизирована та ячейка, в которую помещается вычисляемое значение.

  • Каждая формула начинается со знака равенства.

  • При написании формулы используются адреса (имена) ячеек, а не их содержимое.

В нашем примере формула вычисления затрат на грузовик с результатом, помещаемым в ячейку F3, имеет вид: =B3+C3+D3*E3. Соответственно для 1-го легкового автомобиля формула будет иметь вид: =B4+C4+D4*E4 и т.д.

Пишем формулу для ячейки F3 и нажимаем либо на галочку в строке формул, либо на OK, либо на клавишу . В ячейке появляется значение расходов: 4550р.

Отметим, что процесс написания формулы можно ускорить, используя кнопку мыши. В данном случае нужную формулу можно получить следующим образом: щелкаем мышкой на знаке равенства в строке формул, щелкаем на первой суммируемой ячейке (B3), пишем знак "+", щелкаем на второй суммируемой ячейке и т.д. С клавиатуры вводим только знаки: "+" и "*".

Далее, вместо того, чтобы писать формулы для ячеек F4 и F5, выделим ячейку F3 и скопируем ее содержимое в буферную память. По существу копируется не тот численный результат, который мы видим, а содержащаяся в ячейке формула. Скопируем содержимое буферной памяти в ячейку F4 - в ячейке появится сумма расходов на содержание легкового автомобиля, а в строке ввода - формула, в которую входят номера ячеек четвертой строки, т.е. все цифры 3 автоматически заменились на 4.

Точно так же копируем содержимое буферной памяти в ячейку F5; там тоже автоматически получаем нужный результат.

Еще проще можно ввести формулы в ячейки F4 и F5, используя автоматическое заполнение ячеек. Для этого после того, как нужная формула записана в ячейке F3, выделим эту ячейку, подведем курсор к правому нижнему углу ячейки и при нажатой кнопке мыши растянем выделение на ячейки F4 и F5. После отпускания кнопки в ячейках появляются суммы расходов.

Завершим построение таблицы расчетом полных расходов на содержание всех автомобилей. Для этого выделим ячейки F3:F5 и нажмем на кнопку автосуммы. Получаем в итоге следующую таблицу:


Накладные расходы на содержание автомобилей

Автомобиль



Фиксированные расходы

в месяц


Другие расходы

Затраты на 1 км пробега

Пробег

за месяц


в км

Итого


Грузовик

500р.

50р.

2р.

2000

4 550р.

Легковой 1

350р.

70р.

1р.

1500

1 920р.

Легковой 2

370р.

20р.

0.50р.

2500

1 640р.

Всего













8 110р.

Отметим, что в этом примере использовано еще одно полезное свойство программы Excel - возможность автоматического заполнения ячеек формулами.
10.12. Ввод формул и исходных данных

Написание формул. Ввод в формулы адресов ячеек с данными

Для написания формулы предварительно следует выделить ячейку, в которую будет вписана формула. Каждая формула начинается со знака равенства. Вместо значений, над которыми нужно произвести требуемые действия, в формулу вносятся адреса ячеек, содержащих эти значения.

В программе Excel используется два способа ввода адресов ячеек с исходными данными:


  • ввод адреса с клавиатуры;

  • ввод щелчком мыши на адресуемой ячейке.

Второй способ ввода адреса можно использовать так же и в тех случаях, когда требуется выполнить вычисления с ячейками, расположенными на разных рабочих листах или даже в различных рабочих книгах. В этом случае Excel автоматически дополняет адрес ячейки необходимыми именами рабочих книг и рабочих листов. Для вставки имени ячейки в формулу достаточно перейти на требуемый рабочий лист, щелкнуть мышью на ячейке и продолжить ввод формулы или завершить ввод нажатием клавиши [Enter].

Если для формулы была использована ячейка из другого рабочего листа, а впоследствии имя данного листа изменено, то такое изменение будет автоматически учтено в формуле.

Если отдельным ячейкам были присвоены собственные имена и адреса ячеек вставлены в формулу щелчком мыши на ячейке, то Excel автоматически вставляет в формулу именно эти имена, а не адреса ячеек.

Использование в формулах имен ячеек

В больших таблицах ввод формул может оказаться весьма утомительным занятием, поскольку адресуемые ячейки могут располагаться в разных достаточно удаленных одна от другой частях таблицы. Используя описанный выше метод щелчков на адресуемых ячейках, придется долгое время «путешествовать» вдоль и поперек таблицы для того, чтобы собрать все адреса для создаваемой формулы.

Задача упрощается, если ячейкам присвоены имена, отражающие назначение ячеек. Если в таком случае в формулах вместо адресов использовать собственные имена ячеек, то это позволит при необходимости быстро отыскать нужные ячейки.

Следует иметь в виду, что имена вставляются в формулу в виде абсолютных адресов, не допускающих модификации при копировании и заполнении, так что формулы, включающие имена, не всегда можно копировать. Например, если ввести ячейку Цена_бензина с тем, чтобы использовать затем имя этой ячейки в формуле для расчета стоимости пробега автомобилей, то, очевидно, формулу можно автоматически копировать, только если все рассматриваемые автомобили потребляют один и тот же сорт бензина.



Заполнение ячеек данными

Д


Примеры заполнения ячеек

Содержимое первой ячейки

Содержимое последующих ячеек

Пн

Вт

Ср

Чт



Среда

Четверг

Пятница

Суббота



Апрель

Май

Июнь

Июль



а

а

а

а





ля автоматизации процесса заполнения таблиц в программе Excel предусмотрена специальная операция — Заполнение. Достаточно указать в первой ячейке (или в первых двух ячейках) образец заполнения, а затем поместить курсор мыши на маленький квадрат в правом нижнем углу заполненной ячейки (курсор при этом превращается в перекрестие) и расширить выделение при нажатой левой кнопке мыши вправо по строке или вниз по столбцу - на ячейки, которые должны быть заполнены. Excel самостоятельно продолжит ряд и заполнит указанную область.

Н


Примеры заполнения ячеек

Содержимое двух

первых ячеек



Содержимое последующих ячеек

1990

1991

1992

1993



1

3

5

7



10

5

0

-5





апример, запишем в двух последующих ячейках столбца числа: 2 и 4; выделим эти ячейки и, ухватив мышкой угол нижней ячейки, растянем выделение на последующие ячейки столбца. Как только кнопка мыши будет отпущена, в стоблце появится последовательность четных чисел. При этом в процессе выделения области ячеек небольшое окошко сообщает о том, какое значение присваивается текущей ячейке.

Дополнительные примеры приведены в таблицах.

Если описанную выше процедуру выполнить с помощью правой кнопки мыши, то раскроется контекстное меню для более точного определения способа заполнения.

Обратим внимание на то, что заполнение можно выполнить только в одной строке или одном столбце. Нельзя за одну операцию заполнить область шириной более одного столбца или высотой более одной строки.



Заполнение ячеек формулами

В случае одинаковых (подобных) вычислений в нескольких ячейках можно не вводить формулу в каждую следующую ячейку, а использовать процедуру автоматического заполнения ячеек формулами. Подобно тому, как это делается при заполнении ячеек данными, следует выделить ячейку с нужной формулой и, ухватив мышкой угол нижней ячейки, растянуть выделение на последующие ячейки.

В приведенном ранее примере расчета расходов на содержание автомобилей формула для расчета затрат на каждый автомобиль служит образцом заполнения, поскольку для разных автомобилей сама формула не меняется, а меняются только адреса ячеек. Следовательно, формулу достаточно ввести один раз для первого автомобиля, а затем выполнить процедуру заполнения для расположенных ниже ячеек. При этом программа Excel подразумевает, что создаваемые при заполнении ячеек формулы используют ячейки, расположенные так же, как и у формулы первого автомобиля. В этом случае говорят об «относительной адресации» или «относительных ссылках на ячейки».

Относительные и абсолютные ссылки на ячейки

При заполнении ячеек формулами в каждом конкретном случае следует различать используемый вид адресации: относительный или абсолютный.

Относительная адресация используется тогда, когда адреса, содержащиеся в порожденных заполнением формулах, изменяются от ячейки к ячейке. В этом случае Excel при порождении формул сохраняет не адрес ячейки, а ее положение относительно ячейки с результатом (относительно формулы). Пример: если в ячейке В5 есть формула, использующая данные ячейки с адресом А5, то Excel отмечает у себя не адрес А5, а то, что нужное значение находится в соседней ячейке слева. Если заполнить той же формулой следующую ниже ячейку, т.е. ячейку В6, то здесь в вычислениях будет использовано значение из ячейки А6.

Если адрес в формуле является абсолютным, то при заполнении формулой других ячеек данный адрес не изменяется, и во всех формулах, порожденных Excel в рамках процедуры заполнения, будет использоваться один и тот же адрес. Для того чтобы программа Excel могла различать относительные и абсолютные адреса, в абсолютных адресах ставится символ $ (знак доллара) перед буквой столбца и номером ячейки. Например, адрес ячейки с абсолютной адресацией может выглядеть так: $А$3.

Для того чтобы изменить тип адресации достаточно добавить или, наоборот, удалить символы $ из формулы в строке формул. Другой способ заключается в позиционировании курсора в строке формул на соответствующий адрес и нажатии клавиши [F4] несколько раз, пока не установится требуемый тип адресации.
10.13. Использование библиотеки встроенных функций

Мастер функций

Программа Excel включает большую библиотеку встроенных функций, доступ к которой открывается после нажатия кнопки Вставка функций. Появляется окно Мастер функций. Встроенные функции собраны в разделах: финансовые, математические, статистические и др. Например, раздел математических функций включает прямые и обратные тригонометрические функции, логарифмические и показательные функции и т.д.

После выбора нужной функции и нажатия на кнопку открывается второе окно мастера функций, в котором следует указать адреса ячеек, содержащих значения аргументов выбранной функции. Окно содержит поля для ввода аргументов, а также краткое описание функции. Адреса ячеек можно либо непосредственно вписать в поля ввода, либо ввести их щелчком мыши в нужных ячейках. Чтобы открылся доступ ко всем ячейкам таблицы окно Мастера функций можно уменьшить либо передвинуть с помощью мыши. Для уменьшения окна нужно щелкнуть на кнопке, расположенной справа в поле ввода аргумента, - окно уменьшится до размеров поля ввода. Теперь можно выбрать нужные ячейки. Перечень выделенных ячеек отображается в поле ввода первого аргумента и строке формул. После выбора ячеек диалоговое окно можно снова увеличить, используя кнопку, расположенную справа в поле аргумента уменьшенного диалогового окна. Для завершения ввода функции следует щелкнуть на кнопке ОК.

В случае функции нескольких аргументов процедура ввода адресов ячеек повторяется для каждого аргумента.

Созданные таким образом формулы, включающие в себя функции, появляются в строке формул.

Генерация случайных чисел

Для получения случайных чисел, равномерно распределенных на отрезке [0,1], служит функция СЛЧИС.

Функция СЛУЧМЕЖДУ( , ) позволяет получать целые числа, принимающие случайные значения в диапазоне от нижней границы до верхней. Например, если в качестве границ задать числа 0 и 1, то функция СЛУЧМЕЖДУ с равной вероятностью выдаст либо 0, либо 1. Отметим, что функция СЛУЧМЕЖДУ доступна, если в Excel установлен Пакет анализа; при этом Пакет анализа должен быть подключен в диалоговом окне Надстройки, вызываемым из раздела меню Сервис.

Последовательность из равновероятных нулей и единиц можно получить также с помощью функции СЛЧИС, если выбрать для ячеек числовой формат без дробной части. Например, впишем функцию СЛЧИС в ячейки блока размером 4x4. Выберем числовой формат без дробной части. Блок заполнится числами 0 и 1. Нажимая на клавишу F9 – подавая тем самым команду на проведение пересчета, сможем видеть, как меняется в блоке расположение нулей и единиц.

Создавать массивы случайных чисел с разными распределениями можно, используя команды диалогового окна Генерация случайных чисел. Это окно открывается из раздела меню Сервис – Анализ данных.

Табличные формулы

Табличные формулы - это формулы для обработки массивов.

Вернемся вновь к примеру 2: Расчет расходов на содержание парка автомобилей. Обозначим номера строк буквой i; строки с числовыми данными имеют номера 3, 4 и 5. В последнем столбце таблицы - в ячейках Fi - записаны результаты вычислений по формулам: Bi+Ci+Di*Ei. Фактически в столбце F3:F5 записан вектор - результат операций с векторами: B3:B5, C3:C5, D3:D5 и E3:E5. Можно ли описать эти операции одной общей формулой?

Для решения этой задачи выделим блок F3:F5. Наберем знак равенства. Выделим блок (вектор) B3:B5. Прибавим вектор C3:C5, т.е. напишем знак "+" и выделим блок C3:C5. Аналогично прибавим затем вектор D3:D5, поэлементно умноженный на вектор E3:E5. (С клавиатуры вводим только знаки "+" и "*", а векторы просто выделяем мышкой.

Завершаем ввод формулы одновременно нажав клавиши: ++. В ячейках F3:F5 появляются искомые результаты, а в строке формул - формула в фигурных скобках: {=B3:B5+C3:C5+D3:D5*E3:E5}. Если поочередно выделить ячейки F3:F5, то увидим, что эта формула содержится в каждой из ячеек. Фигурные скобки означают, что это - табличная формула. Эти скобки нельзя набирать вручную (формула будет воспринята как текст).

Можно сделать формулу более наглядной, если для векторов ввести имена. Например, обозначим:

VB - блок (вектор) B3:B5;

VC - блок C3:C5;

VD - блок D3:D5;

VE - блок E3:E5.

Для назначения имени выделяем блок, в меню Вставка выбираем команды Имя - Присвоить, вписываем в поле ввода нужное имя и нажимаем на кнопку OK.

С


Таблица квадратов, кубов и логарифмов по основанию 2

n

n^2

n^3

Log2(n)

1

1

1

0

2

4

8

1

3

9

27

1.585

4

16

64

2

5

25

125

2.322



отрем предыдущую формулу: выделим блок F3:F5 и нажмем на клавишу . Введем знак равенства. Нажмем на функциональную клавишу F3. Появится диалоговое окно Вставка имени. Выбираем имя VB и щелкаем на OK. Пишем знак "+", снова нажимаем на F3, вводим имя VC и т.д. Заканчиваем ввод формулы, одновременно нажав на клавиши: ++. Получаем более компактную формулу:

{=VB+VC+VD*VE}.



Пример 3. В качестве следующего примера построим таблицу квадратов, кубов и двоичных логарифмов натуральных чисел. Пусть таблица строится в блоке A1:D7. В двух верхних строчках пишем заголовки всей таблицы и отдельных столбцов. Используя описанные выше приемы, заполняем первый столбец натуральными числами от 1 до 5 и вписываем в последующие столбцы формулы: {=A3:A7^2}, {=A3:A7*B3:B7}, {=LOG(A3:A7,2)}. В последней формуле число 2 - это основание логарифмов. Эту формулу вводим с помощью мастера функций, заканчивая ввод, как обычно, одновременным нажатием клавиш ++. Получаем в итоге требуемую таблицу.

Оказывается, что, если выделить построенную таблицу и потянуть мышкой за правый нижний угол, таблицу можно расширить на последующие значения ряда натуральных чисел: 6, 7, 8 и т.д.



Матричные функции

П


MB

1

0

1

2




MB+MB1

2

0

0.5

2.5




MB1

1

0

-0,5

0.5




МУМНОЖ

(MB,MB1)


1

0

0

1



рограмма Excel предоставляет возможности работы с двумерными массивами - матрицами. В качестве примера создадим матрицу 2 на 2 и произведем с ней некоторые операции. Заполним числами квадратный блок и присвоим блоку - матрице - имя MB. (Последовательность действий: заполняем блок числами, выделяем его, в меню Вставка выбираем команды Имя - Присвоить, вписываем имя и нажимаем на OK.)

Найдем матрицу, обратную к матрице MB.. Для вычисления обратной матрицы выделяем новый блок размером 2 на 2 и обращаемся к мастеру функций. Вписываем в строку ввода функцию {=МОБР(MB)}; заканчиваем ввод одновременным нажатием клавиш ++. Введем для обратной матрицы имя MB1

Теперь мы имеем две матрицы. Найдем сумму и произведение матриц. Для вычисления суммы выделим новый блок размером 2 на 2 и введем в него табличную формулу: {=MB+MB1}.

По определению произведение прямой матрицы на обратную равно единичной матрице. Для вычисления матричного произведения вновь обратимся к мастеру функций; нужная формула имеет вид: {=МУМНОЖ(MB, MB1)}. По окончании ввода получаем ожидаемый результат.

Все рассмотренные действия представлены в таблицах.

Кроме матричного произведения по правилу "строка на столбец" программа Excel позволяет вычислять поэлементное произведение. Для двух матриц одинаковых размеров MA1 и MA2, не обязательно прямоугольных, поэлементное произведение описывается формулой: {=MA1*MA2}.


10.14. Защита ячеек от несанкционированного изменения

Программа Excel предлагает два уровня защиты ячеек: защита рабочих листов и защита рабочих книг.



Защита рабочих листов

С помощью защиты рабочих листов защищаются от несанкционированных изменений ячейки одного рабочего листа. Однако можно исключить из этой защиты некоторые ячейки. На практике часто защищают ячейки с результатами или формулами и разрешают внесение изменений в ячейки, предназначенные для ввода данных. Для организации защиты необходимо выполнить следующие шаги: прежде всего, определить, какие ячейки должны остаться незащищенными, а затем вызвать механизм защиты рабочих листов. Для этого нужно выделить область, на которую защита распространяться не должна, и из меню Формат с помощью команды Ячейки открыть диалоговое окно Формат ячеек. На вкладке Защита нужно сбросить флажок опции Защищаемая ячейка.

Теперь следует установить защиту рабочего листа. Это можно сделать в диалоговом окне Защитить лист, которое открывается командой Защитить лист из подменю Защита меню Сервис.

Пароль можно не устанавливать. В этом случае для установки защиты достаточно нажать ОК. При назначении пароля защита листа может быть отменена только после ввода данного пароля. Если пароль не задан, то защита листа снимается в подменю Защита меню Сервис командой Снять защиту листа.

Опции диалогового окна Защитить лист:


  • Содержимого - Защищает ячейки от изменений, за исключением ячеек, исключенных из защиты листа. Препятствует отображению скрытых строк и столбцов. Препятствует изменению элементов диаграммы на листе диаграммы.

  • Объекты - Препятствует изменениям графических объектов на листах таблиц, например, географических карт и встроенных диаграмм. Примечания также нельзя изменять или добавлять.

  • Сценарии - Препятствует показу на экране скрытых сценариев и изменению или удалению защищенных сценариев. Новые сценарии могут добавляться.

Защита рабочих книг

Защита рабочей книги ограничивает доступ пользователей к рабочей книге целиком. Защита рабочей книги предназначена для запрета внесения изменений в табличные листы рабочей книги. Устанавливается защита книги в диалоговом окне Защита книги, которое открывается командой Защитить книгу подменю Защита из меню Сервис.

В этом диалоговом окне можно ввести пароль. Защита рабочей книги снимается командой Снять защиту книги подменю Защита из меню Сервис. Если был назначен пароль, то он будет затребован при попытке снятия защиты с книги.

Опции диалогового окна Защита книги:



  • Структуру - Препятствует показу на экране спрятанных листов. Препятствует переносу, удалению, сокрытию или переименованию листов рабочей книги. Листы с таблицами нельзя копировать в другие рабочие книги. Запрещено добавление листов таблиц и диаграмм, однако диаграммы могут быть добавлены на имеющихся листах таблиц. В сценариях не могут быть созданы краткие отчеты.

  • Окна - Препятствует изменению размера и позиции окон рабочей книги. Перенос, изменение или закрытие окон не допускаются.


10.15. Зависимости

Аппарат отслеживания зависимостей может показать, на какие ячейки влияет выбранная ячейка и от каких ячеек зависит она сама. Это помогает при поиске ошибок в вычислениях. Зависимости отображаются стрелками на листе таблицы активной ячейки.



Команды поиска и отображения зависимостей включены в Панель зависимостей, которая вызывается выбором пункта Зависимости в меню Сервис. После включения отображения зависимостей в таблице появляются стрелки, показывающие связи активной ячейки с другими ячейками.

Команды Панели зависимостей:

- Влияющие ячейки - Стрелками помечаются все ячейки, входящие в формулу активной ячейки.

- Зависимые ячейки - Стрелками указываются все ячейки, в которых используется значение активной ячейки.

- Источник ошибки - Используется для тех ячеек, в которых выводится сообщение об ошибке. Стрелками помечаются ячейки, вызвавшие появление ошибки.

- Убрать все стрелки - Удаляет все отображавшиеся до настоящего момента стрелки.

- Панель зависимостей - Выводит на экран или прячет панель инструментов Зависимости. На этой панели инструментов находятся кнопки описанных выше команд.



Если в исследуемой формуле присутствуют связи с ячейками других рабочих листов, то эти связи будут помечены квадратиком в виде маленькой таблицы. После выполнения двойного щелчка на ячейке со связями откроется диалоговое окно Переход. В поле Перейти к перечислены все связи с другими листами таблиц. Чтобы попасть в зависимую ячейку, нужно выделить ее адрес и щелкнуть на ОК.
10.16. Диаграммы

Пример создания диаграммы

О


Суммарный и средний пробег автомобилей за неделю в км.




Пн

Вт

Ср

Чт

Пт

Сб

Вс

Средн

Авт. 1

150

200

190

180

250

100

60

161.4

Авт. 2

160

180

200

190

230

120

70

164.3



братимся вновь к примеру 1 - Таблица пробега автомобиля. Преобразуем таблицу, добавив в нее еще одну строку:

Построим диаграмму. Выделим таблицу вместе с заголовками строк и столбцов (эти заголовки будут использованы в таблице). Щелкнем на кнопке Мастер диаграмм. Появляется диалоговое окно Шаг 1 из 4: тип диаграммы. Выбираем подходящий вид диаграммы. Нажав на кнопку Просмотр результата, увидим, как выглядит диаграмма для нашей таблицы.

Нажимаем на кнопку Далее - открывается второе окно: Источник данных диаграммы. В этом окне можем добавить или удалить данные.

Вновь нажимаем на кнопку Далее - открывается окно: Параметры диаграммы. Выберем название диаграммы - Пробег автомобилей - и подпись к оси Y - км. Добавим таблицу данных. Уберем легенду (Авт 1, Авт 2), поскольку легенда дублируется в таблице данных. Оставим ключ легенды - указание цвета диаграмм для первого и второго автомобиля. Нажимаем на кнопку Далее.

В последнем окне - Размещение диаграммы - выбираем размещение на текущем листе. После нажатия на кнопку Готово появляется созданная диаграмма.

В построенной диаграмме можно по отдельности форматировать ее части: заголовки, таблицу данных, область построения - собственно диаграмму и область диаграммы - внешнюю область, охватывающую и таблицу, и диаграмму. Для форматирования нужно выделить соответствующую область и щелкнуть на кнопке Формат. В процессе форматирования можно выбрать шрифт и размер букв, толщину и цвет линий (или их отсутствие), цвет заливки и т.д. В итоге получаем представленную диаграмму.

Этапы создания диаграммы

Рассмотрим теперь подробнее этапы создания диаграммы.

При создании диаграммы имеет смысл вначале выделить ту область таблицы, которая содержит данные для построения диаграммы, включая заголовки столбцов и строк. Эти заголовки программа Excel использует в качестве элементов описания. При этом совсем не обязательно выделять только смежные области ячеек. Область данных можно также задать позже в диалоговых окнах Мастера диаграмм. Однако без выделения области данных невозможен предварительный просмотр диаграммы, поэтому рекомендуется сначала выделить данные.

Создание диаграммы осуществляется за четыре шага.



Первый шаг. Первое окно Мастера диаграмм, называемое Тип диаграммы, вызывается щелчком на кнопке панели инструментов. Окно состоит из двух вкладок.

На вкладке Стандартные в области Тип программа Excel выводит стандартные типы диаграмм. Для каждого типа диаграммы в поле Вид предлагаются разновидности выбранного типа диаграммы. С помощью командной кнопки Просмотр результата можно увидеть диаграмму, построенную на основе выделенных данных. Дополнительные виды диаграмм приведены на вкладке Нестандартные.

Программа Excel позволяет подключать созданные ранее пользователем типы диаграмм. Для этого на вкладке Нестандартные в области Вывести следует выбрать опцию Дополнительные.

После выбора типа диаграммы нужно щелкнуть на кнопке Далее.



Второй шаг. Раскрывается следующее диалоговое окно - Источник данных диаграммы - с двумя вкладками. На этих вкладках можно уточнить область ячеек с данными для построения диаграммы или указать другую область ячеек.

В поле Диапазон выводятся координаты области ячеек, которая была предварительно выделена. Для того чтобы изменить эти координаты с помощью мыши, нужно щелкнуть на кнопке справа в конце поля Диапазон (в результате чего размер диалогового окна уменьшится) и выделить новую область, которая послужит источником данных. После второго щелчка на той же кнопке диалоговое окно снова увеличится. Иначе адрес блока данных можно вписать с клавиатуры. Обратим внимание, что в полях ввода задаются абсолютные адреса.

Для таблицы, содержащей не менее двух рядов, можно задать, в какой последовательности должен происходить перебор ячеек при построении диаграммы. Если задана опция Ряды в строках, то внутренний перебор производится по строкам, а внешний - по столбцам; т.е. сначала перебираются все строки для первого столбца, затем - все строки для второго и т.д. При этом в качестве подписей к оси X используются названия столбцов. В рассмотренном выше примере установлена опция Ряды в строках, поэтому производится перебор сначала в понедельник для первого и второго автомобиля, затем во вторник и т.д. В качестве подписей используются названия дней недели.

Если задана опция Ряды в столбцах, то внутренний перебор производится по столбцам, а внешний - по строкам; т.е. сначала перебираются все столбцы для первой строки, затем - все столбцы для второй и т.д. В качестве подписей используются названия строк. Если данную опцию установить в рассмотренном примере, то в диаграмме сначала будут представлены все пробеги первого автомобиля, а затем второго.



Третий шаг. В следующем диалоговом окне - Параметры диаграммы - устанавливаются детали оформления диаграммы. На различных вкладках, в частности, определяется, появится ли на диаграмме легенда, таблица значений и заголовок диаграммы.

На вкладке Заголовок можно ввести названия диаграммы и осей координат.

На вкладке Оси можно указать, изображается ось на диаграмме или нет, а также определить характер подписей меток оси X.

Вкладка Линии сетки позволяет заказать отображение координатной сетки, которая существенно упрощает сравнение величин, представленных на диаграмме. Для каждой оси можно установить режим отображения на экране только главных или главных и вспомогательных линий сетки.

Вкладка Легенда используется, когда нужно пояснить диаграмму. В области Размещение можно выбрать позицию легенды. Легенду можно переместить также с помощью мыши.

Вкладка Подписи данных позволяет поместить надписи на самой диаграмме, например, возле столбиков на столбчатой диаграмме или возле точек на линейчатой диаграмме. В области Подписи значений представлены варианты подписей, зависящие от выбранного типа диаграммы. Если необходимо вставить метки данных, то рядом с ними можно также показывать ключ легенды.

С помощью вкладки Таблица данных можно вставить под диаграммой таблицу данных. В этой таблице выводятся исходные данные диаграммы. Таблица размещается таким образом, что данные появляются в соответствии с рубриками оси Х под относящимися к ним столбиками или точками диаграммы. В заголовки строк таблицы можно также вставить ключ легенды.

Четвертый шаг - размещение диаграммы. В четвертом окне Мастера диаграмм можно выбрать: поместить ли диаграмму на текущем листе таблицы или на отдельном листе.

Сложную и насыщенную диаграмму лучше располагать на отдельном листе. В этом случае, с одной стороны, проще осуществить подгонку ее размера под стандартный лист бумаги, а с другой стороны, не возникнет проблем при импортировании ее в программу PowerPoint.

После завершения всех необходимых установок следует щелкнуть на кнопке Готово.

Изменение диаграммы

Для того чтобы изменить диаграмму, прежде всего ее следует выделить щелчком мыши. После этого в строке меню появится новый пункт: Диаграмма. В этом меню собраны команды, предназначенные для вызова диалоговых окон Мастера диаграмм. Вызвав нужное окно, можно изменить настройки диаграммы.



Форматирование элементов диаграммы

В построенной диаграмме можно изменять ее отдельные элементы: оси координат, заголовки, область построения диаграммы, встроенную таблицу, линии сетки, а также охватывающую область - область диаграммы.

Для форматирования нужного элемента нужно его выделить, а затем открыть меню Формат и вызвать диалоговое окно. Диалоговое окно для форматирования выделенного элемента можно вызвать также одновременным нажатием клавиш +<1>. Команды форматирования позволяют менять толщину и цвет линий, цвет заливки, шрифт и размер букв, ориентацию надписей и т.д.

Изменение размеров диаграммы

Изменение размеров и взаимного расположения частей диаграммы производится с помощью мыши. При этом следует учитывать, что внешняя рамка ограничивает поле диаграммы. Поэтому вначале внешнюю рамку целесообразно расширить, а по окончании форматирования уменьшить до нужных размеров.


1

Прибыль магазинов в млн руб




Янв

Фев

Мар

Сумма

Маг 1

1.5

1.9

1.9

5.3

Маг 2

1.3

1.4

1.2

3.9

Маг 3

1.2

2.0

1.8

5.0



0.18. Сортировка

Рассмотрим сортировку на простом примере. Создадим таблицу прибыли магазинов за три месяца и расставим магазины в таблице в порядке убывания суммарной прибыли.



Для этого выделяем таблицу и из меню Данные открываем диалоговое окно Сортировка диапазона. В поле Сортировать по.. вписываем: сумма и выбираем опцию: по убыванию. Получаем искомый результат, представленный в новой таблице:


Прибыль магазинов в млн руб




Янв

Фев

Мар

Сумма

Маг 1

1.5

1.9

1.9

5.3

Маг 3

1.2

2.0

1.8

5.0

Маг 2

1.3

1.4

1.2

3.9






10.19. Полезные сочетания клавиш


Операция

Сочетание

клавиш

Прерывание ввода содержимого в ячейку



Отмена последнего действия

+

Повторение последнего действия

или +<У>

Переход на новую строку в той же ячейке

+

Удаление текста до конца строки в ячейке

+

Заполнение выделенной области ячеек набранной величиной

+

Завершение ввода в ячейку и перевод выделяющей рамки вверх

+

Завершение ввода в ячейку и перевод выделяющей рамки вправо



Завершение ввода в ячейку и перевод выделяющей рамки влево

+

Редактирование содержимого текущей ячейки



Вставка имени в формулу



Присвоение имени

+

Вставка формулы вычисления суммы

+<=>

Ввод текущей даты

+<;>

(точка с запятой)



Ввод текущего времени

++<:>

(двоеточие)



Выделение связной области

+



<< предыдущая страница